Die Mehrwertsteuer (MwSt.), oft auch Umsatzsteuer genannt, ist ein fester Bestandteil der Preise für fast alle Waren und Dienstleistungen in Deutschland. Für viele, insbesondere für Reisende von außerhalb der Europäischen Union oder für Unternehmen mit internationalen Aktivitäten, stellt sich die Frage: Kann ich diese Steuer zurückbekommen? Und wenn ja, wie funktioniert das?
Die gute Nachricht ist: Ja, unter bestimmten Voraussetzungen ist eine Rückerstattung der gezahlten Mehrwertsteuer möglich. Die Regeln sind jedoch unterschiedlich, je nachdem, ob Sie als Privatperson von außerhalb der EU einkaufen oder als Unternehmen Vorsteuer geltend machen möchten. Eines ist jedoch klar: Der deutsche Fiskus hat strenge Vorgaben, um Steuerbetrug zu verhindern. Daher sind Nachweise und die Einhaltung des korrekten Verfahrens entscheidend.
Keine Pflicht zur Erstattung: Die Rolle des Händlers
Zunächst einmal eine wichtige Klarstellung: Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung für Einzelhändler oder Online-Shops in Deutschland, Ihnen die Mehrwertsteuer zurückzuerstatten. Die Möglichkeit, die Steuer zurückzubekommen, basiert auf einer Steuererleichterung, die der deutsche Staat dem Verkäufer gewährt, wenn die Ware nachweislich ins außereuropäische Ausland exportiert wird. Die meisten Geschäfte, besonders in touristischen Gegenden oder im Online-Handel, geben diese Erleichterung jedoch als zusätzlichen Kaufanreiz an ihre Kunden weiter. Dies ist ein freiwilliger Service. Fragen Sie daher immer im Geschäft oder prüfen Sie die Informationen im Online-Shop, ob dieser Service angeboten wird.
Wer kann die Mehrwertsteuer zurückbekommen? Zwei Hauptfälle
Grundsätzlich gibt es zwei Hauptgruppen, die in Deutschland gezahlte Mehrwertsteuer zurückfordern können:
- Privatpersonen mit Wohnsitz außerhalb der Europäischen Union: Wenn Sie als Nicht-EU-Bürger Waren in Deutschland kaufen und diese in Ihr Wohnsitzland außerhalb der EU ausführen, können Sie unter Umständen die Mehrwertsteuer zurückerhalten. Dies ist das bekannte „Tax Free Shopping“.
- Unternehmen und Freiberufler: Wenn Ihr Unternehmen in Deutschland registriert ist und umsatzsteuerpflichtige Tätigkeiten ausübt, können Sie die Mehrwertsteuer, die Sie auf geschäftliche Ausgaben zahlen (die sogenannte Vorsteuer), vom Finanzamt zurückfordern. Dies gilt für Käufe im Inland im Rahmen des Vorsteuerabzugs und für Käufe im Ausland über das Vorsteuer-Vergütungsverfahren.
Die Verfahren und Voraussetzungen für diese beiden Gruppen unterscheiden sich erheblich.
Mehrwertsteuer-Rückerstattung für Nicht-EU-Bürger (Tax Free Shopping)
Wenn Sie als Privatperson von außerhalb der EU in Deutschland einkaufen, möchten Sie wahrscheinlich die Mehrwertsteuer zurückerhalten. So gehen Sie vor:
Voraussetzungen für die Erstattung
- Sie müssen Ihren Wohnsitz nachweislich außerhalb der Europäischen Union haben.
- Die gekauften Waren müssen für nicht-kommerzielle Zwecke bestimmt sein (also für Ihren persönlichen Gebrauch).
- Die Waren müssen von Ihnen persönlich im Reisegepäck ausgeführt werden.
- Die Ausfuhr muss spätestens im dritten Kalendermonat nach dem Monat des Kaufs erfolgen.
Der Prozess Schritt für Schritt
Der Ablauf, um die Mehrwertsteuer zurückzubekommen, ist relativ standardisiert:
- Kauf im Geschäft: Teilen Sie dem Verkäufer bereits beim Kauf mit, dass Sie die Ware exportieren werden. Der Händler stellt Ihnen dann eine spezielle Ausfuhr- und Abnehmerbescheinigung aus. Viele Geschäfte arbeiten mit Dienstleistern wie Global Blue oder ●planet zusammen. In diesem Fall erhalten Sie anstelle der staatlichen Bescheinigung einen „Tax Free Shopping Check“ dieser Agentur. Bewahren Sie die Originalrechnung gut auf.
- Bestätigung durch den Zoll bei der Ausreise: Bei der Ausreise aus Deutschland (oder dem letzten EU-Land, wenn Sie durch mehrere reisen) müssen Sie die gekauften Waren im Originalzustand (unbenutzt, mit Etiketten), Ihren Reisepass (als Nachweis Ihres Wohnsitzes außerhalb der EU) und die Ausfuhrdokumente (Ausfuhrbescheinigung oder Tax Free Check) dem deutschen Zoll vorlegen. Der Zoll prüft die Voraussetzungen und bestätigt die Ausfuhr auf dem Dokument. Dies ist ein entscheidender Schritt!
- Rückerstattung beantragen: Nachdem Sie die Zollbestätigung erhalten haben, gibt es zwei Wege zur Rückerstattung:
- Direkt beim Händler: Senden Sie die vom Zoll abgestempelte Ausfuhrbescheinigung an das Geschäft zurück, in dem Sie die Ware gekauft haben. Der Händler erstattet Ihnen dann die Mehrwertsteuer (minus eventueller Gebühren). Geben Sie Ihre Bank- oder Kreditkartendaten an.
- Über eine Agentur (Tax Free Shopping Check): Wenn Sie einen Tax Free Check erhalten haben, können Sie die Rückerstattung oft direkt bei einem Büro der Agentur (z.B. am Flughafen) in bar erhalten. Alternativ senden Sie den Check an die auf der Rückseite angegebene Adresse. Agenturen erheben in der Regel höhere Gebühren als eine direkte Abwicklung mit dem Händler, nehmen Ihnen aber auch Arbeit ab.
Bagatellgrenze: Der Mindestbetrag
Seit dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland eine Bagatellgrenze für die Mehrwertsteuerrückerstattung beim Tax Free Shopping. Diese liegt bei 50 Euro. Das bedeutet, dass der Rechnungsbetrag mindestens 50 Euro betragen muss, damit der Händler Ihnen die Umsatzsteuer erstatten kann. Bei geringeren Beträgen ist eine Rückerstattung nicht möglich.
Fristen für die Rückforderung
Da die Rückerstattung durch den Händler eine freiwillige Leistung ist, gibt es keine gesetzlich festgelegte Frist, innerhalb derer der Händler erstatten muss. Die Frist, innerhalb derer Sie die Ausfuhrbescheinigung beim Händler einreichen müssen, bestimmt der Händler selbst. Üblich sind 6 Monate, manchmal auch 12 Monate ab Kaufdatum. Bei Serviceunternehmen wie Global Blue kann die Frist zur Einreichung der Dokumente länger sein (im Extremfall bis zu 4 Jahre, aber prüfen Sie dies immer im Einzelfall!). Fragen Sie immer den Händler nach seinen spezifischen Fristen.
Wird die gesamte Mehrwertsteuer erstattet?
In der Theorie wird die volle Mehrwertsteuer (derzeit 19% oder 7%) erstattet. In der Praxis ziehen sowohl Händler als auch Agenturen eine Bearbeitungsgebühr ab. Diese Gebühren sind bei Händlern oft geringer als bei Agenturen. Agenturen bieten dafür den Vorteil einer potenziell schnelleren Barauszahlung und weniger Aufwand für den Kunden.
Mehrwertsteuer-Rückerstattung über das Konsulat
Das deutsche Konsulat ist grundsätzlich nicht für die Mehrwertsteuer-Rückerstattung zuständig. In begründeten Ausnahmefällen, wenn eine Bestätigung durch den deutschen Zoll bei der Ausreise nicht möglich war, kann eine deutsche Auslandsvertretung (Konsulat oder Botschaft) nachträglich eine Ausfuhrbescheinigung ausstellen. Dies ist jedoch mit Aufwand und Kosten verbunden:
- Sie müssen die gekauften Waren (unbenutzt, originalverpackt), Ihren Reisepass, die Originalrechnungen mit Ausfuhrvordrucken und Nachweise für Ihre fristgerechte Ausreise (z.B. Flugtickets) vorlegen.
- Es wird eine Gebühr erhoben (derzeit 34,07 Euro pro einzelner Rechnung).
- Sie müssen nachweisen, dass die Ware fristgerecht (im dritten Kalendermonat nach dem Kauf) ausgeführt wurde.
Dieses Verfahren ist eher für Notfälle gedacht und teurer als die Bestätigung durch den Zoll.
Mehrwertsteuer zurückholen als Unternehmen (Vorsteuerabzug und Vorsteuer-Vergütungsverfahren)
Für Unternehmen und Freiberufler in Deutschland, die umsatzsteuerpflichtig sind, funktioniert die Rückholung der Mehrwertsteuer anders. Hier spricht man vom Vorsteuerabzug (bei Inlandskäufen) oder dem Vorsteuer-Vergütungsverfahren (bei Auslandskäufen).
Wie die Mehrwertsteuer für Unternehmen funktioniert
Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen erheben auf ihre Verkäufe Mehrwertsteuer (vereinnahmte Umsatzsteuer), die sie an das Finanzamt abführen müssen. Gleichzeitig zahlen sie Mehrwertsteuer auf ihre eigenen geschäftlichen Ausgaben (geleistete Vorsteuer). Diese geleistete Vorsteuer können sie sich vom Finanzamt zurückholen oder mit der vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnen. Die Zahllast gegenüber dem Finanzamt ergibt sich aus:
Umsatzsteuer-Zahllast = Vereinnahmte Umsatzsteuer - Geleistete Vorsteuer
Nur Endverbraucher tragen die Mehrwertsteuer letztendlich. Kleinunternehmer (Umsatz unter 22.000€/Jahr) sind von der Pflicht zur Erhebung der MwSt. befreit, können aber im Gegenzug auch keine Vorsteuer geltend machen.
Vorsteuer zurückholen bei Käufen im Inland
Der Prozess für den Vorsteuerabzug bei Käufen innerhalb Deutschlands ist Teil Ihrer regulären Buchhaltung und Umsatzsteuer-Voranmeldung:
- Voraussetzungen prüfen: Die Ausgaben müssen direkt mit Ihrer umsatzsteuerpflichtigen Geschäftstätigkeit zusammenhängen. Private Ausgaben oder Ausgaben für steuerbefreite Umsätze sind nicht vorsteuerabzugsfähig.
- Gültige Rechnung: Sie benötigen eine ordnungsgemäße Rechnung, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt (§14 UStG). Dazu gehören korrekte Adressen von Leistendem und Empfänger, Datum, Beschreibung der Leistung/Ware, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden.
- Buchhaltung: Erfassen Sie die gezahlte Vorsteuer korrekt in Ihrer Buchhaltung. Moderne Buchhaltungssoftware automatisiert diesen Schritt.
- Umsatzsteuer-Voranmeldung: Melden Sie die gezahlte Vorsteuer dem Finanzamt über die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung (via ELSTER oder kompatibler Software). Hier verrechnen Sie die gezahlte Vorsteuer mit der eingenommenen Umsatzsteuer.
- Bestätigung abwarten: Das Finanzamt prüft Ihre Angaben und bestätigt die Zahllast oder erstattet einen Vorsteuerüberschuss.
Vorsteuer zurückholen bei Käufen im Ausland (Vorsteuer-Vergütungsverfahren)
Wenn Ihr Unternehmen Ausgaben im Ausland hat (z.B. auf Geschäftsreisen für Hotel, Mietwagen, Restaurant), zahlen Sie dort die lokale Mehrwertsteuer (z.B. VAT in den USA). Diese geht nicht an das deutsche Finanzamt. Trotzdem können Sie diese Beträge unter Umständen zurückholen. Das Verfahren hierfür ist das Vorsteuer-Vergütungsverfahren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für Auslandskäufe:
- Prüfen Sie das Land: Eine Vorsteuervergütung ist nur in bestimmten Ländern möglich, mit denen Deutschland entsprechende Abkommen hat. Dazu gehören alle EU-Mitgliedstaaten sowie einige Drittländer wie Island, Japan, Kanada, Liechtenstein, Mazedonien, Norwegen, Schweiz und die USA.
- Prüfen Sie die Voraussetzungen: Die erstattungsfähigen Kostenarten können sich je nach Land unterscheiden. Ansonsten gelten ähnliche Voraussetzungen wie beim Vorsteuerabzug im Inland (geschäftlicher Bezug, ordnungsgemäße Rechnung).
- Mindestbetrag beachten: Für eine Erstattung gibt es Mindestbeträge, die je nach Zeitraum variieren. Für einen Vergütungszeitraum von weniger als einem Jahr liegt der Mindestbetrag bei 400 Euro (oder Gegenwert in Landeswährung). Bezieht sich der Antrag auf ein ganzes Kalenderjahr oder den Rest eines Kalenderjahres, liegt der Mindestbetrag bei 50 Euro.
- Antrag stellen:
- Innerhalb der EU: Der Antrag wird elektronisch über das BZStOnline-Portal (BOP) beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gestellt. Das BZSt leitet den Antrag an die zuständige Behörde im anderen EU-Land weiter. Frist ist der 30. September des Folgejahres.
- In Drittländern: Der Antrag muss direkt bei der zuständigen Finanzbehörde des jeweiligen Drittlandes gestellt werden. Dies ist oft bürokratischer und lohnt sich eher bei höheren Beträgen.
- Prüfung und Erstattung: Die ausländische Behörde prüft Ihren Antrag und die Belege und erstattet Ihnen bei positivem Bescheid den gezahlten Steuerbetrag.
Ohne korrekte Rechnungen geht nichts
Unabhängig davon, ob Sie als Nicht-EU-Bürger oder als Unternehmen die Mehrwertsteuer zurückholen möchten, ist eines absolut essenziell: Sie benötigen eine ordnungsgemäße Rechnung. Für Unternehmen sind die Anforderungen an eine Rechnung nach §14 UStG besonders wichtig, um den Vorsteuerabzug oder die Vergütung im Ausland geltend machen zu können. Die lückenlose Dokumentation aller Transaktionen und die sichere Aufbewahrung der Belege sind die Grundlage für jede Steuererstattung.
Vergleich: Rückerstattung durch Händler vs. Agentur (für Nicht-EU-Bürger)
Hier ein kurzer Vergleich der beiden Hauptwege für Nicht-EU-Bürger:
| Merkmal | Rückerstattung durch Händler | Rückerstattung durch Tax Free Agentur |
|---|---|---|
| Verpflichtung des Anbieters | Nein (freiwilliger Service) | Nein (freiwilliger Service des Händlers, Agentur ist Dienstleister) |
| Benötigtes Formular | Staatliche Ausfuhrbescheinigung | Agentur-eigener Tax Free Check |
| Einreichung des Formulars | Zurücksenden an das Geschäft | Einreichen bei Agentur-Büro (oft am Flughafen) oder per Post |
| Auszahlung | Überweisung (Bank/Kreditkarte) | Oft Barzahlung möglich, Überweisung, Kreditkartengutschrift |
| Gebühren | Meist geringere Bearbeitungsgebühr | Meist höhere Gebühren, da zusätzlicher Service (Barauszahlung etc.) |
| Aufwand für Kunden | Dokument an Händler senden, ggf. längere Wartezeit auf Überweisung | Oft schnelle Abwicklung, weniger Aufwand bei Einreichung vor Ort |
Häufig gestellte Fragen zur Mehrwertsteuer-Rückerstattung
Hier beantworten wir einige der häufigsten Fragen zum Thema:
Ist der Händler verpflichtet, mir die Mehrwertsteuer zurückzuerstatten?
Nein, es gibt keine gesetzliche Verpflichtung für Händler. Die Rückerstattung ist ein freiwilliger Service, den viele Geschäfte anbieten, um Kunden anzulocken.
Gibt es ein Recht auf Erstattung der deutschen Mehrwertsteuer?
Als Privatperson von außerhalb der EU haben Sie keinen direkten Rechtsanspruch gegenüber dem Händler. Das Recht zur Steuererleichterung besteht für den Händler, wenn er die Ausfuhr nachweist. Als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen haben Sie unter den gesetzlichen Voraussetzungen (geschäftlicher Bezug, ordnungsgemäße Rechnung) ein Recht auf Vorsteuerabzug bzw. Vergütung gegenüber dem Finanzamt.
Ab welchem Rechnungsbetrag wird die Umsatzsteuer zurückerstattet (Bagatellgrenze)?
Für Privatpersonen mit Wohnsitz außerhalb der EU gilt seit 2020 eine Bagatellgrenze von 50 Euro. Der Rechnungsbetrag muss mindestens 50 Euro betragen, damit eine Rückerstattung durch den Händler möglich ist. Für Unternehmen gibt es ebenfalls Mindestbeträge im Vorsteuer-Vergütungsverfahren bei Auslandskäufen (400 Euro bei Zeitraum unter Jahr, 50 Euro bei Jahr/Restjahr).
Wie lange erstattet mir der Händler die Mehrwertsteuer? Welche Fristen gelten?
Die Frist, innerhalb derer Sie die Ausfuhrdokumente beim Händler einreichen müssen, legt der Händler selbst fest. Üblich sind 6 bis 12 Monate. Die Ausfuhr der Ware muss aber in jedem Fall spätestens im dritten Kalendermonat nach dem Kauf erfolgen, damit der Händler die Steuer überhaupt zurückfordern kann.
Kann ich vom Deutschen Konsulat die Mehrwertsteuer zurückfordern?
Nein, das Konsulat erstattet Ihnen nicht die Steuer. Es kann in Ausnahmefällen und gegen Gebühr (derzeit 34,07 Euro pro Rechnung) eine nachträgliche Ausfuhrbescheinigung ausstellen, die Sie dann beim Händler einreichen können. Voraussetzung ist der Nachweis der fristgerechten Ausfuhr.
Wird die gesamte Mehrwertsteuer erstattet?
In der Regel nicht die gesamte. Händler und Agenturen ziehen eine Bearbeitungsgebühr ab. Die Gebühren bei Agenturen sind meist höher als bei Händlern.
Kann ich nicht einfach ohne Mehrwertsteuer im Geschäft oder Online-Shop einkaufen?
Nein. Der Händler muss dem Finanzamt nachweisen, dass der Käufer seinen Wohnsitz im Ausland hat und die Ware dorthin ausgeführt wurde. Erst dann kann er die Steuer verrechnen. Ein steuerfreier Einkauf direkt an der Kasse ist daher nicht vorgesehen, es sei denn, es handelt sich um spezielle Verfahren oder Lieferungen ins Ausland, die direkt steuerbefreit sind (was aber Nachweise erfordert).
Wie funktioniert die Mehrwertsteuer in Deutschland?
Die Mehrwertsteuer wird auf jeder Stufe der Wertschöpfungskette erhoben, aber Unternehmen können die gezahlte Steuer (Vorsteuer) abziehen. Letztendlich trägt nur der Endverbraucher die Steuer. Unternehmen müssen sich registrieren, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen (umsatzsteuerpflichtige Tätigkeit, Überschreiten der Kleinunternehmergrenze).
Was ist der Unterschied zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer?
Umsatzsteuer ist die Steuer, die ein Unternehmen auf seine Verkäufe erhebt und an das Finanzamt abführt. Vorsteuer ist die Mehrwertsteuer, die ein Unternehmen auf seine Einkäufe zahlt und vom Finanzamt zurückfordern kann.
Fazit
Die Rückerstattung der Mehrwertsteuer in Deutschland ist für Nicht-EU-Bürger beim Export von Waren ebenso möglich wie für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen bei geschäftlichen Ausgaben. Die Verfahren unterscheiden sich jedoch grundlegend. Für Reisende ist das Tax Free Shopping über Händler oder Agenturen der übliche Weg, wobei die Einhaltung der Bagatellgrenze und die Zollbestätigung entscheidend sind. Für Unternehmen sind der Vorsteuerabzug im Inland und das Vorsteuer-Vergütungsverfahren im Ausland die relevanten Mechanismen. In beiden Fällen ist eine korrekte Dokumentation durch ordnungsgemäße Rechnungen unerlässlich. Während Händler nicht zur Rückerstattung verpflichtet sind, bieten viele diesen Service an, um den internationalen Handel zu fördern.
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