Fahrtkosten für Fotografen: Die Pauschale

Aufträge, die nicht direkt vor der Haustür liegen, gehören zum Alltag vieler Fotografen. Doch wie werden die dabei anfallenden Fahrtkosten korrekt abgerechnet? Die Frage, ob eine reine Berechnung der Kosten, eine Pauschale oder eine Kombination aus beidem die beste Methode ist, hängt oft vom jeweiligen Auftrag (Wert, Art und Umfang) sowie dem gewählten Verkehrsmittel ab. Auch die Möglichkeit, eine Fahrt für mehrere Aufträge zu nutzen, kann die Abrechnung beeinflussen.

Eine zentrale Rolle bei der Abrechnung von Fahrtkosten, insbesondere bei Dienstreisen, spielt in Deutschland die sogenannte Kilometerpauschale. Doch was genau verbirgt sich dahinter, wer kann sie nutzen und wie wird sie berechnet? Dieser Artikel beleuchtet das Thema basierend auf den uns vorliegenden Informationen.

Was ist die Kilometerpauschale?

Die Kilometerpauschale, offiziell auch als Wegstreckenentschädigung bezeichnet, ist ein fester Betrag pro gefahrenen Kilometer, den Arbeitnehmende und unter bestimmten Umständen auch Selbstständige steuerlich geltend machen können, wenn sie für eine Dienstreise ihr eigenes Fahrzeug nutzen. Sie dient dazu, die durch die Nutzung des privaten Fahrzeugs entstehenden Kosten wie Treibstoff, Verschleiß, Versicherung und Wartung pauschal abzudecken.

Wichtig ist, dass die Kilometerpauschale ausschließlich für Dienstreisen gilt. Das sind Fahrten, die im Interesse des Arbeitgebers erfolgen, wie zum Beispiel Besuche bei Kunden, Teilnahme an Tagungen oder Messen, Außendiensttätigkeiten etc. Sie gilt ausdrücklich nicht für den täglichen Weg zur ersten Arbeitsstätte.

Kilometerpauschale 2024/2025: Wie hoch sind die Sätze?

Die Höhe der Kilometerpauschale ist in Deutschland festgelegt. Für die Jahre 2024 und 2025 gelten folgende Sätze:

• Für die Nutzung des eigenen Pkw: 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer.
• Für die Nutzung jedes anderen motorbetriebenen Fahrzeugs (z.B. Motorrad): 0,20 Euro pro gefahrenen Kilometer.

Der Satz von 0,30 Euro für den eigenen Pkw gilt insbesondere dann, wenn ein erhebliches dienstliches Interesse an der Benutzung des privaten Kraftfahrzeugs besteht. Dies sollte idealerweise vor Antritt der Dienstreise schriftlich oder elektronisch festgehalten werden. Im Bundesreisekostengesetz (§ 5 Wegstreckenentschädigung), das als Grundlage dient, wird für andere Fahrzeuge ein Höchstbetrag von 130 Euro (in Ausnahmefällen 150 Euro) genannt, dieser ist jedoch primär im Kontext der 0,20 Euro Pauschale relevant.

Es ist zu beachten, dass die Kilometerpauschale trotz gestiegener Kosten in den letzten Jahren nicht erhöht wurde.

Kilometerpauschale vs. Pendlerpauschale: Die Unterschiede

Ein häufiger Punkt der Verwirrung ist die Unterscheidung zwischen Kilometerpauschale und Pendlerpauschale. Obwohl beide Pauschalen Fahrtkosten abdecken, beziehen sie sich auf unterschiedliche Sachverhalte:

• Die Kilometerpauschale (Wegstreckenentschädigung) gilt für Dienstreisen und deckt die Kosten pro gefahrenen Kilometer bei der Nutzung des eigenen oder eines anderen motorisierten Fahrzeugs ab. Sie gilt für die gesamte gefahrene Strecke (Hin- und Rückfahrt).
• Die Pendlerpauschale (offiziell Entfernungspauschale) gilt für den täglichen Arbeitsweg zur ersten Arbeitsstätte. Sie ist in § 9 Abs. 4 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) geregelt. Hierbei wird nur die einfache Wegstrecke (Hinweg) berücksichtigt. Die Sätze für die Pendlerpauschale betragen bis 20 Kilometer 0,30 Euro pro Kilometer und ab dem 21. Kilometer 0,38 Euro pro Kilometer (bis 2026). Es gibt einen jährlichen Höchstbetrag von 4.500 Euro, der unter bestimmten Umständen bei Nutzung eines eigenen Pkw überschritten werden kann.

Es ist entscheidend, diese beiden Pauschalen nicht zu verwechseln, da sie unterschiedliche Zwecke und Berechnungsarten haben.

Wer kann die Kilometerpauschale nutzen?

Die Nutzung der Kilometerpauschale ist primär für Arbeitnehmende relevant, die im Auftrag ihres Arbeitgebers eine Dienstreise mit ihrem privaten Fahrzeug unternehmen. Die Kosten können geltend gemacht werden, wenn die Reise tatsächlich im Interesse des Arbeitgebers liegt und der Arbeitnehmende sein eigenes Fahrzeug nutzt. Wenn der Arbeitgeber die Reisekosten bereits vollständig erstattet, können diese nicht zusätzlich über die Kilometerpauschale steuerlich geltend gemacht werden; eventuelle Erstattungen müssen in der Steuererklärung angegeben und mit den Reisekosten verrechnet werden.

Fahrten mit einem Dienstwagen können nicht über die Kilometerpauschale abgerechnet werden, da alle Kosten bereits vom Arbeitgeber getragen werden.

Wichtiger Hinweis: Gemäß den uns vorliegenden Informationen können Selbstständige und Freelancer die Kilometerpauschale im Sinne der hier beschriebenen Wegstreckenentschädigung nicht nutzen. Für sie gelten andere Regeln zur Geltendmachung von Fahrtkosten als Betriebsausgaben. Wie genau diese Kosten in Deutschland für Selbstständige abgerechnet werden, geht aus dem vorliegenden Text nicht hervor.

Abrechnung und Geltendmachung der Kilometerpauschale

Arbeitnehmende haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten, die Kosten für dienstliche Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug zu berücksichtigen:

1. Erstattung durch den Arbeitgeber: Viele Arbeitgeber orientieren sich bei der Erstattung von Dienstreisen am Bundesreisekostengesetz und erstatten die 30-Cent-Pauschale pro Kilometer.
2. Steuerliche Geltendmachung: Werden die Kosten vom Arbeitgeber nicht oder nicht vollständig erstattet, können Arbeitnehmende die Fahrtkosten in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Dies geschieht in der Anlage N unter „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“.

Bei der steuerlichen Geltendmachung haben Arbeitnehmende zudem die Wahl zwischen der Nutzung der Kilometerpauschale oder der Geltendmachung der tatsächlich entstandenen Kosten. Bei der Methode der tatsächlichen Kosten werden nicht nur die gefahrenen Kilometer, sondern alle durch das Fahrzeug entstandenen Kosten (Versicherungen, Steuern, Wartung, Reparaturen etc.) berücksichtigt und auf den einzelnen Kilometer umgelegt. Diese Option kann sich insbesondere bei Fahrzeugen mit hohen Unterhaltskosten lohnen. Für die Geltendmachung der Kilometerpauschale müssen Belege (z.B. Fahrtenbuch oder Reisekostenabrechnungen) aufbewahrt werden, die die Dienstreise dokumentieren. Private Fahrten werden grundsätzlich nie erstattet.

Sonderfälle bei Fahrtkosten

Die Kilometerpauschale von 30 bzw. 20 Cent gilt für motorisierte Kraftfahrzeuge. Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad oder zu Fuß zurückgelegte Strecken können nicht über diese Pauschale abgerechnet werden. Kosten für Bahn, Bus oder Flugzeug werden in der Regel direkt vom Arbeitgeber übernommen oder als tatsächliche Kosten geltend gemacht.

In einigen Bundesländern gibt es jedoch Sonderregelungen für die Nutzung von Fahrrädern, E-Bikes oder Pedelecs für Dienstreisen. Beispielsweise kann in Baden-Württemberg ein Satz von 0,25 Cent pro gefahrenen Kilometer für Fahrten mit dem Fahrrad im Rahmen einer Dienstreise geltend gemacht werden.

Was gilt für selbstständige Fotografen?

Wie bereits erwähnt, besagt der vorliegende Text explizit, dass Freiberufler und Selbstständige die Kilometerpauschale im Sinne der Wegstreckenentschädigung für Angestellte nicht nutzen können. Auch wenn Selbstständige selbstverständlich Dienstreisen haben und die dabei anfallenden Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen können, wird im Text nicht näher erläutert, auf welche Weise die Fahrtkosten für die Nutzung des privaten Fahrzeugs in Deutschland konkret abgerechnet werden können. Es wird lediglich erwähnt, dass die Kosten als Betriebsausgaben absetzbar sind.

Im Gegensatz dazu wird im Text ein Beispiel aus der Schweiz genannt: Dort können für die geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs 0,70 CHF pro geschäftlich gefahrenen Kilometer als Spesen geltend gemacht werden, was sämtliche Kosten pauschal abdeckt. Dies dient jedoch lediglich als Beispiel für eine Regelung in einem anderen Land und ist nicht auf die Situation in Deutschland übertragbar.

Häufig gestellte Fragen zur Kilometerpauschale

Muss der Arbeitgebende die Kilometerpauschale zahlen?

Nein, der Arbeitgebende ist nicht gesetzlich verpflichtet, die Kilometerpauschale im Sinne der steuerlichen Pauschale zu zahlen. Er ist jedoch grundsätzlich verpflichtet, seinen Arbeitnehmenden die Kosten für beruflich bedingte Auswärtstätigkeiten zu erstatten. Viele Arbeitgeber orientieren sich dabei an der Höhe der Kilometerpauschale (30 Cent für Pkw). Die Kilometerpauschale wird dann relevant, wenn der Arbeitgeber die Kosten nicht oder nur teilweise erstattet; in diesem Fall kann der Arbeitnehmende die Pauschale oder die tatsächlichen Kosten steuerlich als Werbungskosten geltend machen. Zusätzlich kann der Arbeitgeber freiwillig einen Fahrtkostenzuschuss zahlen, der sich oft an der Pendlerpauschale orientiert.

Erhalten Beschäftigte ihre in der Steuererklärung angegebenen Fahrtkosten 1:1 zurück?

Nein. Die steuerliche Geltendmachung der Fahrtkosten als Werbungskosten führt nicht zu einer 1:1-Erstattung der Kosten. Stattdessen mindern die geltend gemachten Kosten das zu versteuernde Einkommen, was zu einer Reduzierung der Steuerlast führt. Die Höhe der tatsächlichen Steuerersparnis hängt vom individuellen Steuersatz ab.

Können Selbstständige und Freelancer die Kilometerpauschale ansetzen?

Gemäß den uns vorliegenden Informationen können Selbstständige und Freelancer die Kilometerpauschale (Wegstreckenentschädigung nach BRKG/EStG) nicht nutzen. Sie können die Kosten für Dienstreisen als Betriebsausgaben geltend machen, jedoch wird im Text nicht näher erläutert, wie die Abrechnung der Fahrtkosten für die Nutzung des privaten Fahrzeugs in Deutschland für diese Personengruppe erfolgt.

Vergleich: Kilometerpauschale vs. Pendlerpauschale

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Kilometerpauschale ein wichtiges Instrument für Arbeitnehmende ist, um die Kosten für Dienstreisen mit dem eigenen Fahrzeug pauschal abzurechnen oder steuerlich geltend zu machen. Sie ist klar von der Pendlerpauschale für den täglichen Arbeitsweg abzugrenzen. Für selbstständige Fotografen gelten nach der vorliegenden Information andere Regeln, auch wenn der Text nicht im Detail ausführt, wie genau diese ihre Fahrtkosten in Deutschland absetzen können.

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