Adobe Nutzerverwaltung in Google stoppen

Die automatische Nutzerverwaltung zwischen Google Workspace und Drittanbieter-Apps wie Adobe kann ein mächtiges Werkzeug sein, um die Verwaltung von Benutzerkonten zu straffen. Änderungen, die Sie an Nutzerkonten in Google Workspace vornehmen – sei es die Erstellung, Sperrung oder Löschung – werden automatisch mit der verknüpften Anwendung synchronisiert. Dies spart Zeit und Aufwand. Es gibt jedoch Situationen, in denen Sie diese Automatisierung möglicherweise deaktivieren möchten, sei es vorübergehend oder dauerhaft. Dieser Artikel führt Sie durch die notwendigen Schritte in der Google Admin Konsole, um die automatische Nutzerverwaltung für Adobe zu steuern.

Es ist wichtig zu verstehen, dass sich die automatische Nutzerverwaltung, wie sie im vorliegenden Kontext beschrieben wird, auf die Synchronisation von Benutzerkonten auf Verwaltungsebene bezieht und nicht auf die Deaktivierung der automatischen Anmeldung (SSO) für einzelne Benutzer im Browser oder auf dem Gerät. Sie betrifft die Bereitstellung (Provisioning) und Aufhebung der Bereitstellung (De-provisioning) von Benutzerkonten basierend auf ihrem Status in Google Workspace.

Grundlagen der automatischen Nutzerverwaltung

Bevor wir uns den Schritten zur Deaktivierung widmen, ist es hilfreich, kurz zu rekapitulieren, wie die automatische Nutzerverwaltung funktioniert. Sie basiert auf einer Verbindung zwischen Ihrer Google Workspace-Umgebung und der Adobe Admin Console, die über eine API hergestellt wird. Diese Verbindung ermöglicht es Google, Änderungen am Nutzerstatus (aktiv, gesperrt, gelöscht) zu erkennen und diese Änderungen an Adobe zu übermitteln, um die entsprechenden Konten dort zu verwalten. Archivierte Nutzer werden von dieser automatischen Synchronisation nicht erfasst.

Die Einrichtung dieser Funktion erfordert die Konfiguration in beiden Systemen, beginnend mit dem Abrufen eines Zugriffstokens und einer Endpunkt-URL aus der Adobe Admin Console und deren Eingabe in der Google Admin Konsole. Einmal aktiviert, arbeitet der Dienst im Hintergrund.

Voraussetzungen für die Verwaltung

Um die automatische Nutzerverwaltung für Adobe in Google Workspace zu konfigurieren oder zu deaktivieren, benötigen Sie zwingend ein Administratorkonto für Ihre Google Admin Konsole. Ohne entsprechende Administratorberechtigungen, insbesondere die Berechtigung für die Mobilgeräteverwaltung (auch wenn es um Web-Apps geht), können Sie auf die relevanten Einstellungen nicht zugreifen.

Der Pfad in der Google Admin Konsole lautet typischerweise: Menü > Apps > Web- und mobile Apps. Dort wählen Sie die spezifische Anwendung aus, in diesem Fall Adobe.

Automatische Nutzerverwaltung temporär deaktivieren

Es gibt Situationen, in denen Sie die Synchronisation nur vorübergehend stoppen möchten, ohne die gesamte Konfiguration zu löschen. Dies ist nützlich, wenn Sie Wartungsarbeiten durchführen oder Testzwecke haben. Die Google Admin Konsole bietet eine einfache Möglichkeit, die Bereitstellung anzuhalten.

Folgen Sie diesen Schritten, um die Synchronisation zu pausieren:

1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto in der Google Admin Konsole an.
2. Navigieren Sie zu Apps > Web- und mobile Apps.
3. Wählen Sie Adobe aus der Liste der konfigurierten Apps aus.
4. Suchen Sie den Abschnitt „Automatische Nutzerverwaltung“.
5. Dort finden Sie einen Schieberegler für die Aktivierung. Klicken Sie auf diesen Schieberegler, um die Funktion zu deaktivieren.
6. Alternativ können Sie auf den Abschnitt „Automatische Nutzerverwaltung“ klicken, um die Einstellungsseite zu öffnen, und dort unter „Status“ auf „Deaktivieren“ klicken.
7. Bestätigen Sie Ihre Auswahl im erscheinenden Dialogfeld, indem Sie auf „Deaktivieren“ klicken.

Beachten Sie, dass der Schieberegler möglicherweise deaktiviert (ausgegraut) ist, wenn die Adobe-Anwendung für keine Nutzer aktiviert ist. Stellen Sie sicher, dass die Anwendung zumindest für einige Nutzer aktiviert ist, um den Schieberegler bedienbar zu machen. Sie können dies im Abschnitt „Nutzerzugriff“ überprüfen und gegebenenfalls anpassen.

Wenn die Nutzerverwaltung aktiviert ist, sammelt Google Nutzungsdaten über die Synchronisationsereignisse. Diese Daten können im Abschnitt „Automatische Nutzerverwaltung“ eingesehen werden, sobald die Funktion aktiv war. Ereignisse wie „Nutzer erstellt“, „Nutzer gesperrt“, „Nutzer gelöscht“ und „Fehler“ werden erfasst und können für die letzten 30 Tage eingesehen werden. Eine Zahl neben dem Ereignisnamen zeigt an, wie oft das Ereignis aufgetreten ist.

Automatische Nutzerverwaltung permanent deaktivieren (Konfiguration löschen)

Wenn Sie die automatische Nutzerverwaltung für Adobe nicht nur pausieren, sondern die gesamte Verbindung und Konfiguration dauerhaft entfernen möchten, müssen Sie die Konfiguration explizit löschen. Dies entfernt alle Einstellungen, die Sie für diese spezifische Synchronisation vorgenommen haben.

So löschen Sie die Konfiguration vollständig:

1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto in der Google Admin Konsole an.
2. Navigieren Sie zu Apps > Web- und mobile Apps.
3. Wählen Sie Adobe aus der Liste der konfigurierten Apps aus.
4. Klicken Sie auf den Abschnitt „Automatische Nutzerverwaltung“, um die Seite mit den detaillierten Einstellungen zu öffnen.
5. Suchen Sie den Unterabschnitt „Konfiguration löschen“.
6. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche „Löschen“.
7. Ein Bestätigungsdialog erscheint. Klicken Sie erneut auf „Löschen“, um die automatische Nutzerverwaltung zu deaktivieren und sämtliche zugehörigen Konfigurationsinformationen unwiderruflich zu entfernen.

Ein wichtiger Hinweis hierbei ist, dass durch das Löschen der Konfiguration die Bereitstellung für bereits existierende Nutzer in Adobe *nicht* aufgehoben wird. Die Konten, die durch die automatische Synchronisation in Adobe erstellt oder verwaltet wurden, bleiben bestehen. Nur die zukünftige automatische Synchronisation wird gestoppt und die Verbindungseinstellungen entfernt.

Bereitstellung auf bestimmte Gruppen beschränken

Eine Alternative zur vollständigen Deaktivierung der automatischen Nutzerverwaltung ist die Beschränkung ihres Umfangs auf bestimmte Gruppen innerhalb Ihrer Google Workspace-Organisation. Dies erlaubt Ihnen, die Automatisierung nur für relevante Benutzergruppen beizubehalten, während andere von der Synchronisation ausgeschlossen bleiben. Dies kann eine nützliche Strategie sein, um Lizenzen effizienter zu verwalten oder die Synchronisation während einer schrittweisen Einführung zu testen.

So beschränken Sie die Nutzerverwaltung auf ausgewählte Gruppen:

1. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto in der Google Admin Konsole an.
2. Navigieren Sie zu Apps > Web- und mobile Apps.
3. Wählen Sie Adobe aus.
4. Klicken Sie auf den Abschnitt „Automatische Nutzerverwaltung“, um die Einstellungsseite zu öffnen.
5. Suchen Sie den Unterabschnitt „Umfang der Nutzerverwaltung“ und klicken Sie auf „Bearbeiten“.
6. Im Suchfeld „Gruppen suchen“ können Sie den Namen einer Gruppe eingeben oder einen Teil davon.
7. Eine Liste der verfügbaren Gruppen wird angezeigt. Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus, um sie zum Umfang hinzuzufügen. Dadurch öffnet sich ein neues Suchfeld, falls Sie weitere Gruppen hinzufügen möchten.
8. Fügen Sie alle relevanten Gruppen hinzu.
9. Wählen Sie gegebenenfalls einen spezifischen Umfang für die hinzugefügten Gruppen aus (die genauen Optionen können je nach App variieren).
10. Um eine versehentlich hinzugefügte Gruppe zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol daneben.
11. Wenn Sie die Auswahl der Gruppen abgeschlossen haben, klicken Sie auf „Aktualisieren“.

Es ist wichtig zu wissen, dass Nutzer in den ausgewählten Gruppen, die zu einer sekundären Domain gehören oder sich außerhalb der primären Organisationseinheit befinden, möglicherweise nicht verwaltet werden, selbst wenn sie Mitglied der ausgewählten Gruppe sind. Wenn Sie Adobe nur für bestimmte Organisationseinheiten aktiviert haben, wird der Umfang der Nutzerverwaltung auf diejenigen Nutzer in den hinzugefügten Gruppen beschränkt, die auch Mitglieder der entsprechenden Organisationseinheiten sind.

Die von Ihnen hinzugefügten Gruppen werden im Fenster „Umfang der Nutzerverwaltung“ angezeigt, wenn Sie die Einstellungen das nächste Mal bearbeiten.

Einstellungen für das Aufheben der Bereitstellung festlegen

Ein wichtiger Aspekt der automatischen Nutzerverwaltung ist das sogenannte „Aufheben der Bereitstellung“ (De-provisioning). Dies beschreibt, was mit dem Adobe-Konto eines Nutzers geschieht, wenn sein Status in Google Workspace geändert wird (z. B. wenn der Nutzer gesperrt oder gelöscht wird oder die App für den Nutzer deaktiviert wird). Sie können festlegen, nach welchem Zeitraum diese Aktionen wirksam werden sollen.

So konfigurieren Sie die Verzögerung für das Aufheben der Bereitstellung:

1. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto in der Google Admin Konsole an.
2. Navigieren Sie zu Apps > Web- und mobile Apps.
3. Wählen Sie Adobe aus.
4. Klicken Sie auf den Abschnitt „Automatische Nutzerverwaltung“, um die Einstellungsseite zu öffnen.
5. Suchen Sie den Unterabschnitt „Aufheben der Bereitstellung“ und klicken Sie auf „Bearbeiten“.
6. Hier können Sie festlegen, nach welchem Zeitraum (Verzögerung) die De-provisioning-Aktionen wirksam werden sollen. Verfügbare Optionen sind typischerweise „innerhalb von 24 Stunden“, „nach einem Tag“, „nach sieben Tagen“ oder „nach 30 Tagen“.
7. Wählen Sie mindestens eine der folgenden Optionen aus, um zu definieren, welche Google-Statusänderungen eine De-provisioning-Aktion in Adobe auslösen sollen:
   • Wenn eine App für den Nutzer deaktiviert wird, Konto nach [Anzahl] Tagen sperren.
   • Wenn der Nutzer bei Google gesperrt ist, Konto nach [Anzahl] Tagen sperren.
   • Wenn ein Nutzer aus Google gelöscht wird, Konto nach [Anzahl] Tagen sperren.
8. Ein wichtiger Tipp: Der Zeitraum bis zum endgültigen Löschen eines Nutzerkontos in Google sollte immer länger sein als der Zeitraum, der für die Sperrung in Adobe festgelegt ist, um Datenverlust oder unerwünschte Zustände zu vermeiden.
9. Klicken Sie auf „Aktualisieren“, um Ihre Konfiguration für das Aufheben der Bereitstellung zu speichern.

Re-Autorisierung der App

Gelegentlich kann die Verbindung zwischen Google Workspace und Adobe, die für die automatische Nutzerverwaltung benötigt wird, unterbrochen werden. Ein häufiger Grund dafür ist die Änderung des Administratorpassworts in der Adobe Admin Console. Wenn dies geschieht, funktioniert die automatische Nutzerverwaltung nicht mehr, da die ursprüngliche Autorisierung widerrufen wurde. Sie müssen die Verbindung dann erneut autorisieren.

So autorisieren Sie die App erneut:

1. Holen Sie sich ein neues API-Zugriffstoken von Adobe. Dies tun Sie in der Adobe Admin Console unter Settings > Identity, indem Sie Ihr Verzeichnis auswählen, auf „Configure Google“ klicken und das Token im Einrichtungsschritt der Nutzerverwaltung kopieren.
2. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto in der Google Admin Konsole an.
3. Navigieren Sie zu Apps > Web- und mobile Apps.
4. Wählen Sie die Anwendung Adobe aus.
5. Klicken Sie auf den Abschnitt „Automatische Nutzerverwaltung“, um die Einstellungsseite zu öffnen.
6. Suchen Sie den Unterabschnitt „App-Autorisierung“ und klicken Sie auf „Noch einmal autorisieren“.
7. Geben Sie das neue Adobe-Zugriffstoken, das Sie gerade erhalten haben, in das vorgesehene Feld ein.
8. Klicken Sie auf „Noch einmal autorisieren“.

Nach erfolgreicher Re-Autorisierung werden Sie zur Seite mit den Einstellungen für die automatische Nutzerverwaltung in der Google Admin Konsole zurückgeleitet, und die Synchronisation sollte wieder funktionieren, vorausgesetzt, die Funktion ist aktiviert.

Beachten Sie, dass Drittanbieter-Apps die Autorisierung auch aus anderen Gründen widerrufen können, z. B. wegen mangelnder Kontoaktivität. Es ist ratsam, die Dokumentation der jeweiligen Drittanbieteranwendung zu konsultieren, um weitere typische Szenarien für den Widerruf der Autorisierung kennenzulernen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Hier finden Sie Antworten auf einige häufige Fragen zur Deaktivierung und Verwaltung der automatischen Nutzerverwaltung für Adobe über Google Workspace:

Was passiert mit bestehenden Adobe-Konten, wenn ich die automatische Nutzerverwaltung deaktiviere oder lösche?
Wenn Sie die Konfiguration löschen, werden bestehende Nutzer in Adobe, die zuvor über die Synchronisation erstellt oder verwaltet wurden, *nicht* automatisch gelöscht oder deaktiviert. Die Konten bleiben in Adobe bestehen. Nur die *automatische* Synchronisation wird gestoppt.

Kann ich die automatische Nutzerverwaltung für archivierte Google Workspace-Nutzer aktivieren?
Nein, die automatische Nutzerverwaltung funktioniert laut Beschreibung nur für aktive, gesperrte oder gelöschte Nutzer. Archivierte Nutzer werden bei der Synchronisation nicht berücksichtigt.

Benötige ich spezielle Berechtigungen in Google Workspace, um diese Einstellungen zu ändern?
Ja, Sie benötigen zwingend ein Administratorkonto für die Google Admin Konsole mit den erforderlichen Berechtigungen, insbesondere für die Verwaltung von Web- und mobilen Apps, was oft unter die Berechtigung für die Mobilgeräteverwaltung fällt.

Was soll ich tun, wenn sich das Administratorpasswort für Adobe ändert?
Wenn das Administratorpasswort für Adobe geändert wird, das für die Einrichtung der Synchronisation verwendet wurde, wird die Autorisierung widerrufen. Sie müssen die automatische Nutzerverwaltung in der Google Admin Konsole neu autorisieren, indem Sie ein neues Zugriffstoken von Adobe anfordern und dieses in der Google Admin Konsole eingeben.

Kann ich die Synchronisation nur für bestimmte Nutzer deaktivieren?
Sie können die Synchronisation nicht für einzelne Nutzer deaktivieren, aber Sie können den Umfang der Nutzerverwaltung auf bestimmte Gruppen beschränken. Nur Nutzer innerhalb dieser Gruppen werden dann automatisch verwaltet.

Wie lange dauert es, bis De-provisioning-Aktionen wirksam werden?
Sie können eine Verzögerung für das Aufheben der Bereitstellung festlegen, die von „innerhalb von 24 Stunden“ bis zu „nach 30 Tagen“ reichen kann. Dies gibt Ihnen Zeit, auf Änderungen im Nutzerstatus zu reagieren, bevor das entsprechende Adobe-Konto gesperrt oder gelöscht wird.

Fazit

Die Verwaltung der automatischen Nutzerverwaltung für Adobe über die Google Admin Konsole bietet Administratoren detaillierte Kontrolle darüber, wie Benutzerkonten synchronisiert werden. Ob Sie die Synchronisation vorübergehend pausieren, permanent deaktivieren, auf bestimmte Gruppen beschränken oder die Verzögerung für das Aufheben der Bereitstellung anpassen möchten, die Google Admin Konsole stellt die notwendigen Werkzeuge bereit. Das Verständnis dieser Optionen ist entscheidend für eine effiziente und sichere Verwaltung der Benutzerzugriffe auf Adobe-Dienste innerhalb Ihrer Organisation.

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