Der Hauswart, oft auch als Hausmeister bezeichnet, spielt eine zentrale Rolle im Leben von Mietern und Vermietern. Vom Eigentümer angestellt, kümmert er sich um den Zustand der Immobilie, insbesondere um Gemeinschaftsräume und -einrichtungen. Seine Aufgaben sind vielfältig und reichen von der Reinigung bis zur Gartenpflege und Wartung. Doch nicht alle Kosten, die im Zusammenhang mit dem Hauswart entstehen, dürfen vom Vermieter auf die Mieter umgelegt werden. Die rechtlichen Rahmenbedingungen hierfür sind komplex und werfen oft Fragen auf. Dieser Artikel beleuchtet, was genau unter den Kosten für den Hauswart fällt, welche Anteile auf die Mieter umgelegt werden dürfen und worauf bei der Betriebskostenabrechnung geachtet werden muss.
Die vielseitigen Aufgaben des Hauswarts im Mietshaus
Die Hauptaufgabe eines Hauswarts ist die Gewährleistung des ordentlichen Zustands und der Funktionalität des Mietshauses, insbesondere der von allen Bewohnern genutzten Bereiche. Dies umfasst eine Reihe von Tätigkeiten, die in der Regel physischer Natur sind. Zu den typischen Hausmeisteraufgaben gehören beispielsweise die regelmäßige Reinigung des Treppenhauses, die Pflege der Außenanlagen wie des Gartens, die wichtige Schneebeseitigung im Winter, um die Begehbarkeit von Wegen sicherzustellen, sowie die Durchführung kleinerer Wartungsarbeiten, die für den laufenden Betrieb des Gebäudes notwendig sind. Auch die Bedienung und Überwachung technischer Anlagen wie der Sammelheizung, der Warmwasserversorgung oder des Fahrstuhls fallen in seinen Aufgabenbereich. Darüber hinaus hat der Hausmeister oft auch darauf zu achten, dass die Hausordnung von den Mietern eingehalten wird. Diese Tätigkeiten dienen direkt dem Nutzen aller Mieter und tragen zum Werterhalt der Immobilie bei.
Die rechtliche Grundlage: Hauswartkosten als Betriebskosten
Die Kosten, die für die Inanspruchnahme eines Hauswarts entstehen, können vom Vermieter als sogenannte Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass die Umlage dieser Kosten im Mietvertrag wirksam vereinbart wurde. Die genaue Definition, welche Kosten für den Hauswart umlagefähig sind, findet sich in § 2 der Betriebskostenverordnung unter Nummer 14. Gemäß dieser Vorschrift gehören zu den umlagefähigen Kosten für den Hauswart die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle anderen geldwerten Leistungen, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine Arbeit gewährt. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass dies nur für die Arbeitsleistungen gilt, die nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die reine Hausverwaltung betreffen. Soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 des § 2 BetrKV (z.B. Wasserversorgung, Heizung, Müllabfuhr, Gartenpflege, Straßenreinigung, Entwässerung) nicht zusätzlich angesetzt werden, da sie mit der Vergütung für den Hauswart abgegolten sind.
Abgrenzung: Welche Kostenanteile sind nicht umlagefähig?
Die klare Trennung zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kostenanteilen des Hauswarts ist ein häufiger Streitpunkt. Kosten für Tätigkeiten, die typischerweise der Hausverwaltung oder der Instandhaltung/Instandsetzung zuzuordnen sind, dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden. Dies betrifft beispielsweise die Abwicklung von Mietangelegenheiten, die Begleitung von Wohnungsbesichtigungen mit Mietinteressenten, die Durchführung von Wohnungsabnahmen bei ausziehenden Mietern oder die Entgegennahme und Verwahrung von Wohnungsschlüsseln im Rahmen von Mieterwechseln. Auch die Durchführung von Reparaturen, die über kleinere Wartungsarbeiten hinausgehen und als Instandsetzung gelten, ist nicht umlagefähig. Wenn ein Hauswart sowohl typische umlagefähige Aufgaben als auch nicht umlagefähige Verwaltungs- oder Reparaturtätigkeiten ausführt – was in der Praxis häufig vorkommt, wenn der Hausmeister als "Mädchen für alles" eingesetzt wird – dann muss der auf die nicht umlagefähigen Tätigkeiten entfallende Kostenanteil aus den umlagefähigen Hauswartkosten herausgerechnet werden. Gerichte haben in solchen Fällen Kürzungen der Hauswartkosten vorgenommen, beispielsweise um 50% oder sogar auf ein Drittel, je nachdem, welcher Anteil der Arbeitszeit für nicht umlagefähige Tätigkeiten aufgewendet wurde. Beispiele für abzuziehende Kostenanteile können sein: Anteile für Telefonkosten, Notdienstreparaturen, die reine Überwachung und Mängelfeststellung ohne direkte Behebung im Rahmen der Wartung, oder das Ablesen von Zählerständen, wenn dies nicht zur direkten Anlagenüberwachung gehört. Auch Kosten für Werkzeug, Geräte und Reparaturmaterial, die für Instandhaltungsarbeiten genutzt werden, sind nicht umlagefähig.
Bestimmte Dienste, die zwar im Gebäude erbracht werden, aber nicht die typischen Aufgaben eines Hauswarts im Sinne der Betriebskostenverordnung darstellen, sind ebenfalls nicht umlagefähig. Dazu gehören laut Rechtsprechung beispielsweise die Kosten für einen "Doorman" oder "Concierge". Diese können unter Umständen als sonstige Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden, aber nur, wenn dies ausdrücklich und transparent im Mietvertrag vereinbart ist. Kosten für eine Wach- und Schließgesellschaft sind generell keine umlagefähigen Betriebskosten.
Vermeidung von Doppeltzahlungen – Eine wichtige Regel
Ein zentraler Aspekt bei der Abrechnung der Hauswartkosten ist das Verbot der Doppeltzahlung. Mieter dürfen dieselbe Leistung nicht über zwei verschiedene Kostenpositionen in der Betriebskostenabrechnung bezahlen. Wenn der Hauswart bereits für bestimmte Tätigkeiten bezahlt wird und diese in seiner Vergütung enthalten sind, dürfen die Kosten für diese Tätigkeiten nicht zusätzlich unter der entsprechenden Betriebskostenart abgerechnet werden. Dies betrifft beispielsweise die Betreuung der Wasserversorgung, der Heizung, der Warmwasserversorgung, des Aufzugs, die Straßenreinigung, die Müllabfuhr, die Entwässerung, die Ungezieferbekämpfung oder die Gartenpflege. Wenn der Hauswart diese Aufgaben übernimmt, dürfen für diese Kostenarten keine gesonderten Beträge angesetzt werden. Die Kosten sind mit der Vergütung für den Hauswart abgegolten. Eine Aufteilung der gesamten Hausmeisterkosten auf einzelne Betriebskostenarten ist ebenfalls rechtlich unzulässig. Diese Regelung soll sicherstellen, dass Mieter nur für tatsächlich erbrachte und umlagefähige Leistungen bezahlen und nicht doppelt belastet werden.
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit bei Hauswartkosten
Neben der Art der Tätigkeiten spielt auch die Höhe der Hauswartkosten eine entscheidende Rolle für deren Umlagefähigkeit. Der Vermieter ist verpflichtet, bei der Auswahl des Hauswarts oder einer beauftragten Hausmeisterfirma den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Das bedeutet, die Kosten dürfen nicht überhöht sein. Was im Einzelfall als wirtschaftlich und angemessen gilt, richtet sich maßgeblich nach dem Umfang des vereinbarten Aufgabenbereichs des Hauswarts und den in der jeweiligen Region üblichen Preisen für vergleichbare Leistungen. Es gibt keine starren Grenzen, aber die Rechtsprechung liefert Anhaltspunkte. Gerichte haben in der Vergangenheit verschiedene Beträge pro Quadratmeter Wohnfläche als überhöht angesehen, wobei die Spanne groß ist. Beispiele für als zu hoch erachtete monatliche Kosten pro Quadratmeter (umgerechnet in Euro) reichen von mehr als 0,18 €/qm über 0,24 €/qm, 0,26 €/qm, 0,38 bis 0,46 €/qm bis hin zu mehr als 0,46 €/qm und über 0,51 €/qm. Ein Jahresgehalt von über 40.000 Euro wurde in einem Fall als Hinweis auf nicht umlagefähige Verwaltertätigkeit gewertet. Wenn in einem Mietshaus, insbesondere einem kleineren oder mittelgroßen, neben den vollen Hauswartkosten auch noch erhebliche separate Kosten für typische Hauswartaufgaben wie Gartenpflege, Schneeräumung oder Treppenhausreinigung durch externe Firmen anfallen, kann dies ein Indiz dafür sein, dass der Hauswart nicht die ihm zugewiesenen Aufgaben wahrnimmt oder seine Kosten unwirtschaftlich hoch sind. Gerichte haben in solchen Konstellationen die Wirtschaftlichkeit angezweifelt und darauf hingewiesen, dass typische Hauswartsaufgaben vom Hauswart selbst erledigt werden sollten, wenn dessen Kosten umgelegt werden.
Sonderfälle: Mieter als Hauswart oder Einsatz von Hausmeisterfirmen
Es kommt vor, dass ein Mieter selbst die Funktion des Hauswarts im Mietshaus übernimmt. Auch in diesem Fall können die Kosten, die dem Vermieter für diese Tätigkeit entstehen, auf alle Mieter umgelegt werden. Dazu zählt nicht nur ein möglicherweise vereinbartes Gehalt, sondern auch andere geldwerte Vorteile, die der Mieter als Gegenleistung für seine Hausmeistertätigkeit erhält, wie beispielsweise mietfreies Wohnen. Diese Kosten sind dann ebenfalls in die Betriebskostenabrechnung einzustellen und auf alle Mieter, einschließlich des als Hauswart tätigen Mieters, nach dem vereinbarten Umlageschlüssel zu verteilen.
Alternativ kann der Vermieter auch eine gewerbliche Hausmeisterfirma mit den Aufgaben des Hauswarts betrauen, indem er einen Hausmeisterdienstvertrag abschließt. Auch in diesem Fall gelten die grundsätzlichen Regeln zur Umlagefähigkeit. Die Kosten für die beauftragte Firma dürfen nicht überhöht sein, der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit muss beachtet werden, insbesondere im Vergleich zu den Preisen von Konkurrenzunternehmen. Ebenso müssen aus den Gesamtkosten der Firma die Anteile herausgerechnet werden, die auf nicht umlagefähige Verwaltungs- oder Instandsetzungsaufgaben entfallen. Dies können beispielsweise Kostenanteile für die Überwachung und Feststellung von Mängeln, das Ablesen von Zählerständen (wenn dies nicht zur direkten Anlagenüberwachung gehört), Telefonkosten oder Kosten für Notdienstreparaturen sein. Auch Kosten für Werkzeug, Geräte und Reparaturmaterial, die für Instandhaltungsarbeiten verwendet werden, sind abzuziehen. Die vom Vermieter vorgenommene Aufteilung der Kosten muss für die Mieter nachvollziehbar erläutert werden.
Transparenz in der Abrechnung: Die formellen Anforderungen
Für die formelle Wirksamkeit der Betriebskostenabrechnung ist es entscheidend, dass die umlagefähigen Hauswartkosten korrekt ausgewiesen sind. Nicht umlagefähige Kostenanteile des Hauswarts, insbesondere solche für Hausverwaltungs- und Instandhaltungstätigkeiten, müssen in der Abrechnung erkennbar sein. Die Abrechnung muss zeigen, um welchen Anteil die gesamten Hausmeisterkosten gekürzt wurden, um die nicht umlagefähigen Kosten abzuziehen. Fehlen diese Angaben, ist die Betriebskostenabrechnung formell (teilweise) unwirksam. Dies wurde auch höchstrichterlich bestätigt. Im Zweifel gehen Unklarheiten bezüglich des Umfangs der tatsächlich umlagefähigen Hausmeistertätigkeiten zulasten des Vermieters. Eine transparente und detaillierte Abrechnung ist daher im Interesse beider Parteien und hilft, Streitigkeiten zu vermeiden. Umlagefähig sind die tatsächlich entstandenen Kosten für den Hauswart, also Lohn- und Sozialbeiträge. Eine pauschale Abrechnung von Kosten, die zur Hausverwaltung gehören (z.B. Telefonkostenpauschale), ist hingegen nicht zulagefähig.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist mit Hauswart gemeint?
Der Hauswart, oft auch Hausmeister genannt, ist eine vom Vermieter angestellte Person oder Firma, die sich um den Zustand und die Pflege des Mietshauses kümmert. Dies umfasst vor allem Gemeinschaftsräume und -einrichtungen sowie typische Aufgaben wie Reinigung, Gartenpflege und Schneebeseitigung.
Was ist der Unterschied zwischen Hausmeister und Hauswart?
Laut dem bereitgestellten Text sind Hausmeister und Hauswart im Grunde Synonyme ("Hausmeister, auch bekannt als Hauswart"). Es wird erwähnt, dass es je nach Region oder Land unterschiedliche Bezeichnungen gibt (z.B. Abwart, Hauswart mit eidgenössischem Fachausweis in der Schweiz) und dass die genauen Tätigkeiten stark vom Arbeitsort abhängen können. Für die Umlagefähigkeit der Kosten ist jedoch weniger die Bezeichnung als vielmehr der Inhalt der ausgeführten Tätigkeiten entscheidend.
Was ist die Aufgabe eines Hauswarts?
Die primären Aufgaben eines Hauswarts sind physische Arbeiten zur Pflege und Instandhaltung des Gebäudes und seiner Gemeinschaftsbereiche. Dazu gehören typischerweise Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Schneebeseitigung, kleinere Wartungsarbeiten sowie die Bedienung und Überwachung von technischen Anlagen wie Heizung oder Aufzug. Er achtet auch auf die Einhaltung der Hausordnung.
Wie heißt Hauswart heute?
Die Bezeichnungen Hauswart und Hausmeister sind weiterhin gebräuchlich. Wie im Unterschied erwähnt, gibt es regional und historisch bedingt verschiedene Begriffe wie Abwart. In der Schweiz existiert beispielsweise die Weiterbildung zum Hauswart mit eidgenössischem Fachausweis. Im Wesentlichen bezeichnen diese Begriffe jedoch Personen oder Dienstleister, die sich um den Unterhalt und die Pflege von Immobilien kümmern.
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