Spesen Deutschland 2025: Pauschalen erklärt

Dienstreisen gehören zum Berufsalltag vieler Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Ob ein wichtiger Kundentermin, eine Schulung oder eine Konferenz – oft ist man dafür außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte unterwegs. Diese Reisen verursachen zusätzliche Kosten, insbesondere für die Verpflegung. Um diese Mehraufwendungen auszugleichen, gibt es in Deutschland gesetzlich geregelte Pauschalen, den sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Doch wie genau funktionieren diese Spesenregelungen, und welche Beträge gelten im Jahr 2025?

Deutschland ist bekannt für seine detaillierten Vorschriften, und die Abrechnung von Dienstreisen bildet da keine Ausnahme. Ziel ist es, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern die entstandenen höheren Kosten für Essen und Trinken zu erstatten oder steuerlich geltend zu machen, ohne dass jeder einzelne Beleg gesammelt und geprüft werden muss. Stattdessen kommen pauschale Spesensätze zum Einsatz, die sich nach der Dauer der Abwesenheit und bei Auslandsreisen zusätzlich nach dem Reiseland richten.

Das maßgebliche Gesetz hierfür ist das Einkommensteuergesetz (EStG), speziell Paragraph 9 Absatz 4a. Dieser Paragraph regelt den Anspruch auf Erstattung des Verpflegungsmehraufwands. Es ist wichtig zu verstehen, dass die tatsächlichen Kosten für Mahlzeiten während einer Dienstreise nicht als Betriebsausgabe abgesetzt werden können. Stattdessen nutzt man die festgelegten Pauschalen.

Die zwei Arten der Verpflegungspauschale

Seit der Reform des Reisekostenrechts im Jahr 2014 gelten für den Verpflegungsmehraufwand zwei unterschiedliche Pauschalen. Diese Unterscheidung ist sowohl für Inlands- als auch für Auslandsreisen relevant und basiert auf der Dauer der Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte.

Die erste Pauschale ist die sogenannte kleine Verpflegungspauschale. Sie kommt zur Anwendung, wenn die Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte mehr als acht Stunden, aber weniger als 24 Stunden beträgt. Diese Pauschale gilt auch immer für den Anreise- und Abreisetag bei mehrtägigen Dienstreisen, unabhängig von der genauen Stundenzahl an diesen Tagen (solange die Reise die Wohnung oder erste Tätigkeitsstätte verlässt bzw. erreicht).

Die zweite Pauschale ist die große Verpflegungspauschale. Diese Tagespauschale wird für jeden vollen Kalendertag einer mehrtägigen Dienstreise gewährt, an dem die Abwesenheit mindestens 24 Stunden beträgt. Ein voller Tag im Sinne dieser Regelung ist ein Zeitraum von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr.

Es ist zu beachten, dass neben dem Verpflegungsmehraufwand auch andere Reisekosten wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten anfallen können. Diese werden separat behandelt und abgerechnet.

Spesensätze in Deutschland: Aktuelle Pauschalen für 2025

Die Spesensätze für Dienstreisen innerhalb Deutschlands sind seit einigen Jahren stabil geblieben. Die letzte Anpassung fand im Jahr 2020 statt. Obwohl im Rahmen des Wachstumschancengesetzes kurzzeitig eine Erhöhung für 2024 im Gespräch war, wurde diese letztendlich nicht umgesetzt.

Das bedeutet, dass die Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand bei Inlandsreisen auch im Jahr 2025 unverändert bleiben. Sie entsprechen den Sätzen, die bereits seit 2020 gelten.

Zur besseren Übersicht finden Sie hier die relevanten Pauschalen für die Jahre 2023, 2024 und 2025:

Wie die Tabelle zeigt, beträgt die kleine Pauschale für Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden (einschließlich An- und Abreisetagen) 14 Euro. Für jeden vollen Kalendertag einer mehrtägigen Reise, an dem die Abwesenheit mindestens 24 Stunden beträgt, können 28 Euro abgerechnet werden.

Zusätzlich zum Verpflegungsmehraufwand gibt es eine Pauschale für Übernachtungskosten, die aktuell bei 20 Euro liegt. In der Praxis werden jedoch die tatsächlichen Kosten für Hotelübernachtungen meist vom Arbeitgeber gegen Vorlage der Rechnung übernommen, auch wenn sie höher sind als die Pauschale. Nicht erstattete Übernachtungskosten können von Arbeitnehmern als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden.

Eine Besonderheit betrifft Berufskraftfahrer (LKW-Fahrer). Für sie wurde die Übernachtungspauschale für jede Nacht, die im Fahrzeug verbracht wird, ab dem 1. Januar 2024 von 8 € auf 9 € pro Kalendertag erhöht. Dieser Satz gilt ebenfalls unverändert für das Jahr 2025.

Verpflegungspauschalen im Ausland

Dienstreisen ins Ausland unterliegen denselben Grundprinzipien hinsichtlich der kleinen und großen Verpflegungspauschale, doch die spezifischen Sätze unterscheiden sich je nach Land und teilweise sogar nach Region oder Stadt erheblich. Das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht jährlich eine aktualisierte Liste mit den gültigen Pauschalen für eine Vielzahl von Ländern und Landesteilen weltweit.

Die Anpassung der Auslandspauschalen erfolgt in der Regel zum 1. Januar eines jeden Jahres und orientiert sich an den jeweiligen Lebenshaltungskosten. Für das Jahr 2025 wurden die Pauschalen laut einem BMF-Schreiben vom 2. Dezember 2024 (korrigiert die Angabe im Quelltext, die von 2. Dezember 2024 auf 2. Dezember 2024 verweist, nehme an es soll 2. Dezember 2024 sein) teilweise angepasst.

Für den An- und Abreisetag einer Auslandsreise wird die kleine Pauschale des Landes berechnet, das an diesem Tag zuletzt erreicht oder zuerst verlassen wird. Bei Reisen durch mehrere Länder mit unterschiedlichen Sätzen darf der höchste Satz des Tages gewählt werden.

Hier ist ein Auszug aus der BMF-Tabelle mit einigen Beispielen für beliebte Reiseziele im Ausland, gültig ab dem 1. Januar 2025:

Diese Tabelle zeigt deutlich, wie stark die Sätze je nach Destination variieren können. Die vollständige und verbindliche Liste für alle Länder und Landesteile wird jährlich vom BMF veröffentlicht und ist die maßgebliche Quelle für die Abrechnung von Auslandsreisen.

Kürzung der Verpflegungspauschalen bei gestellten Mahlzeiten

Die vollen Verpflegungspauschalen werden nur dann gewährt, wenn der Dienstreisende seine Mahlzeiten selbst bezahlt. Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter (auf Veranlassung des Arbeitgebers) Mahlzeiten zur Verfügung, muss die Pauschale entsprechend gekürzt werden. Diese Regelung soll verhindern, dass doppelte Kosten erstattet werden.

Die Kürzungen beziehen sich immer auf die volle 24-Stunden-Pauschale des jeweiligen Tages, auch wenn es sich um einen An- oder Abreisetag handelt, für den eigentlich die kleinere Pauschale gilt. Die Abzüge sind prozentual festgelegt:

• Für ein vom Arbeitgeber gestelltes Frühstück werden 20 Prozent der Tagespauschale abgezogen. Bei Inlandsreisen mit einer Tagespauschale von 28 € sind das 5,60 €.
• Für ein vom Arbeitgeber gestelltes Mittagessen werden 40 Prozent der Tagespauschale abgezogen. Bei Inlandsreisen sind das 11,20 €.
• Für ein vom Arbeitgeber gestelltes Abendessen werden ebenfalls 40 Prozent der Tagespauschale abgezogen. Bei Inlandsreisen sind das 11,20 €.

Beispiel: Ist ein Mitarbeiter an einem vollen Reisetag in Deutschland (Pauschale 28 €) und bekommt vom Arbeitgeber das Mittagessen gestellt, so kann er nur noch 28 € - 11,20 € = 16,80 € als Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

Für kürzere Dienstreisen, bei denen keine Pauschale geltend gemacht werden kann (weniger als 8 Stunden Abwesenheit), sind vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten lohnsteuerpflichtig. Hier kommen die sogenannten Sachbezugswerte zur Anwendung: 2,00 € für ein Frühstück und 3,80 € für ein Mittag- oder Abendessen. Diese Werte müssen bei der Abrechnung berücksichtigt werden.

Die wichtige Dreimonatsfrist

Eine oft übersehene, aber wesentliche Regelung im Zusammenhang mit dem Verpflegungsmehraufwand ist die sogenannte Dreimonatsfrist. Diese besagt, dass steuerfreie Verpflegungspauschalen für eine Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte grundsätzlich nur für die ersten drei Monate gezahlt oder als Werbungskosten geltend gemacht werden können. Bleibt ein Arbeitnehmer länger als drei Monate durchgehend an demselben auswärtigen Ort tätig, entfällt der Anspruch auf die steuerfreien Pauschalen.

Diese Frist gilt in erster Linie für Arbeitnehmer, die eine feste erste Tätigkeitsstätte haben. Es gibt jedoch Ausnahmen, beispielsweise für Arbeitnehmer ohne feste Arbeitsstätte, wie zum Beispiel bestimmte Berufskraftfahrer oder Monteure, bei denen diese Regelung nicht zur Anwendung kommt.

Eine Unterbrechung der Tätigkeit an der betreffenden auswärtigen Tätigkeitsstätte führt dazu, dass die Dreimonatsfrist neu zu laufen beginnt. Eine solche Unterbrechung muss mindestens vier Wochen dauern, und der Arbeitnehmer darf in dieser Zeit nicht an derselben Einsatzstelle tätig gewesen sein.

Die gesetzliche Grundlage für die Dreimonatsfrist findet sich in § 9 Absatz 4a Satz 6 EStG.

Anspruch auf Spesen und Geltendmachung

Es ist wichtig zu wissen, dass Arbeitgeber nicht gesetzlich verpflichtet sind, den Verpflegungsmehraufwand zu erstatten. Viele Unternehmen tun dies jedoch freiwillig, um ihren Mitarbeitern entgegenzukommen.

Erstattet der Arbeitgeber die Spesen nicht oder nur teilweise, können Arbeitnehmer den nicht erstatteten Betrag in ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand zählen zu den Reisekosten, die in der Anlage N der Einkommensteuererklärung eingetragen werden können.

Ein spezifischer jährlicher Freibetrag für Spesen im eigentlichen Sinne existiert nicht. Stattdessen können die genannten Pauschalen für jeden Reisetag, der die Voraussetzungen erfüllt, steuermindernd angesetzt werden, sofern keine Erstattung durch den Arbeitgeber erfolgt ist.

Es ist nicht möglich, sowohl die Erstattung durch den Arbeitgeber als auch die Geltendmachung als Werbungskosten für denselben Betrag zu erhalten. Man muss sich für eine der beiden Optionen entscheiden bzw. den vom Arbeitgeber nicht erstatteten Teil selbst steuerlich geltend machen.

Häufig gestellte Fragen zu Spesen und Verpflegungsmehraufwand

Um das Thema Spesen und Verpflegungsmehraufwand weiter zu beleuchten, beantworten wir hier einige häufig gestellte Fragen:

Was genau ist der Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein steuerlicher Begriff für die zusätzlichen Kosten, die einem Arbeitnehmer für Mahlzeiten (Essen und Trinken) entstehen, wenn er wegen einer beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte unterwegs ist. Diese Kosten können pauschal über festgelegte Spesensätze geltend gemacht werden.

Wie hoch sind die Spesensätze in Deutschland im Jahr 2025?

Im Jahr 2025 betragen die Spesensätze in Deutschland unverändert 14 € für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden (einschließlich An- und Abreisetagen) und 28 € für eine Abwesenheit von mindestens 24 Stunden an vollen Reisetagen.

Gelten die gleichen Sätze auch im Ausland?

Nein, im Ausland gelten spezielle, vom Bundesfinanzministerium festgelegte Pauschalen, die je nach Land und Region variieren können. Die Grundprinzipien der kleinen und großen Pauschale (Abwesenheit > 8 Std. bzw. >= 24 Std.) bleiben jedoch bestehen.

Muss der Arbeitgeber Spesen zahlen?

Nein, Arbeitgeber sind nicht gesetzlich verpflichtet, den Verpflegungsmehraufwand zu erstatten. Viele tun dies jedoch freiwillig. Erstattet der Arbeitgeber nicht, können Arbeitnehmer die Pauschalen in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen.

Werden die Pauschalen gekürzt, wenn ich Mahlzeiten gestellt bekomme?

Ja, wenn der Arbeitgeber oder ein Dritter Mahlzeiten zur Verfügung stellt, werden die Pauschalen gekürzt. Das Frühstück wird um 20 %, Mittag- und Abendessen jeweils um 40 % der vollen Tagespauschale (28 € in Deutschland) gekürzt.

Was bedeutet die Dreimonatsfrist?

Die Dreimonatsfrist besagt, dass steuerfreie Verpflegungspauschalen für eine durchgehende Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte nur für die ersten drei Monate gezahlt werden können. Danach entfällt der Anspruch, sofern keine Unterbrechung von mindestens vier Wochen erfolgt.

Fazit

Die Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand sind ein wichtiger Bestandteil der Reisekostenabrechnung in Deutschland. Sie ermöglichen es Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, zusätzliche Kosten für Mahlzeiten bei Dienstreisen pauschal geltend zu machen. Während die Sätze für Inlandsreisen seit 2020 stabil sind und auch 2025 unverändert bleiben, werden die Auslandspauschalen jährlich an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst.

Ein korrektes Verständnis der Pauschalen, der Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten und insbesondere der Dreimonatsfrist ist entscheidend für eine reibungslose Abrechnung, sei es über den Arbeitgeber oder die eigene Steuererklärung. Bei komplexen Fällen oder Unsicherheiten empfiehlt es sich stets, professionellen Rat von einem Steuerberater einzuholen, da die Reisekostenregelungen viele Besonderheiten beinhalten können.

Die Verwaltung von Reisekosten und Spesen kann zeitaufwendig sein. Es gibt jedoch intelligente Software-Lösungen, die diesen Prozess automatisieren und vereinfachen können, indem sie beispielsweise die korrekten Pauschalen basierend auf Reiseziel und -dauer automatisch berechnen. Solche Tools können sowohl für Mitarbeiter als auch für Finanzteams eine erhebliche Erleichterung darstellen.

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