Kost und Logis: Bedeutung und steuerliche Aspekte

Die Redewendung Kost und Logis ist im deutschen Sprachgebrauch weit verbreitet und beschreibt die Bereitstellung von Verpflegung und Unterkunft. Doch was genau ist damit gemeint und gibt es Verwirrung bei der korrekten Verwendung? Darüber hinaus hat die Bereitstellung von Verpflegung durch den Arbeitgeber steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen, die es zu verstehen gilt.

Ob für Au-pairs, Untermieter, Reiseteilnehmer oder Angestellte – die Frage, wer für Essen und Wohnen aufkommt, ist zentral. Die Wendung Kost und Logis meint genau dies: Verpflegung und Unterkunft. Wenn jemand freie Kost und Logis erhält, bedeutet das, dass ihm sowohl die Mahlzeiten als auch die Unterkunft kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Man war beispielsweise bei seinem Onkel in Kost und Logis.

Was bedeutet „Kost und Logis“ wirklich?

Die häufigste und korrekte Wendung ist Kost und Logis. Sie setzt sich aus den Begriffen "Kost" für Verpflegung und "Logis" für Unterkunft zusammen. Das Wort Logis stammt ursprünglich aus dem Französischen und ist eine Ableitung von "loge", was wiederum mit dem deutschen Wort "Laube" verwandt ist. Dies mag erklären, warum ein Logis oft nicht besonders groß oder fürstlich ist, sondern schlicht eine Bleibe.

Im Deutschen wird Logis mit der Bedeutung Unterkunft verwendet. Daher sind die Begriffe Logis und Unterkunft synonym. Dies führt zu der Verwirrung, die im DaF-Unterricht (Deutsch als Fremdsprache) auftreten kann, wenn im Lehrbuch der Satz „… sie bekam Unterkunft und Logis und ein monatliches Taschengeld“ steht. Da Logis und Unterkunft dasselbe bedeuten, ist dieser Satz redundant und eigentlich nicht korrekt formuliert. Im Lehrbuch müsste es korrekterweise heißen: „… sie bekam Kost und Logis und ein monatliches Taschengeld“ oder „… sie bekam Unterkunft und Verpflegung und ein monatliches Taschengeld“. Auch die Kombinationen Kost und Unterkunft oder Verpflegung und Logis sind zwar möglich, aber die Wendung Unterkunft und Logis bedeutet wörtlich genommen nur, dass ausgiebig gewohnt, aber wenig oder gar nicht gegessen wird. Trifft man auf diese Formulierung, handelt es sich wahrscheinlich um eine falsche Zusammenziehung der Begriffe.

Verpflegung im Detail: Mehr als nur Essen

Unter Verpflegung versteht man im allgemeinen Sprachgebrauch die Versorgung mit Nahrungs- und Genussmitteln, Speisen und Getränken. Das Wort Kost für Verköstigung und Verpflegung stammt aus dem Mittelhochdeutschen „kost(e)“, was Aufwand an oder für Nahrung bedeutet und identisch ist mit „kost(e)“ für Aufwand, Preis, Kosten. Verpflegung umfasst somit die gesamte Kette von der Produktion über die Bereitstellung bis zur Verteilung von Ernährungsgütern.

Synonyme für Verpflegung sind unter anderem Versorgung, Beköstigung, Gastung (Schweizerdeutsch), Menage (Österreich), Marschverpflegung oder Futterage (Militär). Nahrungsmittel, die zur Versorgung außerhalb der Wohnung mitgenommen werden, bezeichnet man auch als Proviant.

Gemeinschaftsverpflegung: Essen für Gruppen

Eine Sonderform der Gastronomie ist die Gemeinschaftsverpflegung. Sie wird auch als Gemeinschaftsgastronomie oder Betriebsgastronomie bezeichnet und meint die regelmäßige Verpflegung größerer Personengruppen in bestimmten Einrichtungen. Dazu zählen Betriebe, Gesundheits- und Pflegeinstitutionen sowie Bildungseinrichtungen. Die Hauptgruppen der Gemeinschaftsverpflegung sind:

• Betriebsverpflegung: In Kantinen, Mensen und ähnlichen Einrichtungen wie Refektorien.
• Sozialverpflegung: In Krankenhäusern, Alters- und Pflegeheimen, Ganztagsschulen (Schulspeisung) sowie Kindergärten und Kindertagesstätten.
• Sonderfall: Verpflegung in einem Katastrophenfall durch spezielle Schnelleinsatzgruppen Verpflegung.

Zusammen mit Catering-Unternehmen, der klassischen Gastronomie und der Systemgastronomie bilden die Unternehmen der Gemeinschaftsverpflegung eine wichtige Gruppe von Großverbrauchern von Lebensmitteln innerhalb der Ernährungswirtschaft. Eine EU-Verordnung (1169/2011) zählt entgegen der allgemeinen Definition auch Restaurants, Imbissstände und Catering-Unternehmen zu den Anbietern von Gemeinschaftsverpflegung.

In Österreich nehmen beispielsweise etwa 1,5 Millionen Menschen Gemeinschaftsverpflegung in Anspruch, darunter etwa 1 Million Erwerbstätige. Die Deutsche Gesellschaft für Ernährung (DGE) hat Qualitätsstandards für die Gemeinschaftsverpflegung entwickelt und bietet eine Zertifizierung an.

Freie Verpflegung als Sachbezug: Was Arbeitnehmer wissen müssen

Erhält ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt Mahlzeiten, handelt es sich dabei um einen sogenannten Sachbezug. Dieser Sachbezug stellt einen geldwerten Vorteil dar, der steuer- und sozialversicherungspflichtig ist. Er muss zum Lohn oder Gehalt hinzugerechnet werden, um das Steuer- und SV-Brutto zu ermitteln.

Die Bewertung dieser Mahlzeiten erfolgt nicht nach ihrem tatsächlichen Einkaufspreis, sondern anhand amtlicher Sachbezugswerte, die in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgelegt sind. Diese Werte werden jährlich angepasst.

Berechnung des geldwerten Vorteils bei Verpflegung

Der geldwerte Vorteil, der als steuer- und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt gilt, wird wie folgt berechnet:

• Bei freier Verpflegung (unentgeltlich): Der volle amtliche Sachbezugswert für die jeweilige Mahlzeit (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) oder den gesamten Monat wird angesetzt.
• Bei verbilligter Verpflegung (Arbeitnehmer zahlt einen Teil): Der Unterschiedsbetrag zwischen dem amtlichen Sachbezugswert und dem vom Arbeitnehmer gezahlten Betrag ist der geldwerte Vorteil.

Beispiel 1 (Basis 2024):

Ein Arbeitnehmer erhält freie Verpflegung für den gesamten Monat.

Der monatliche Sachbezugswert für 2024 beträgt 313 €. Dieser Betrag ist der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil pro Monat.

Würde der Arbeitnehmer für diese Verpflegung 100 € pro Monat bezahlen, so wäre der geldwerte Vorteil nur 313 € - 100 € = 213 €.

Wird die Verpflegung im Betrieb (z. B. Kantine) unentgeltlich oder verbilligt abgegeben, ist die Bewertung mit den Sachbezugswerten in der Regel unkompliziert möglich.

Beispiel 2 (Basis 2024):

Arbeitnehmer können in der betriebseigenen Kantine für 1,50 € zu Mittag essen.

Der amtliche Sachbezugswert für ein Mittagessen beträgt 2024: 4,13 €.

Der geldwerte Vorteil pro Essensteilnehmer und Tag beträgt: 4,13 € (Sachbezugswert) - 1,50 € (Zuzahlung Arbeitnehmer) = 2,63 €.

Dieser Betrag von 2,63 € muss dem Steuer- und SV-Brutto des Arbeitnehmers zugerechnet werden. Alternativ kann der Arbeitgeber diesen geldwerten Vorteil mit einem Pauschsteuersatz von 25% versteuern, was Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung auslöst.

Sachbezugswerte im Wandel der Zeit

Die amtlichen Sachbezugswerte für freie Verpflegung werden regelmäßig angepasst. Sie setzen sich aus den anteiligen Werten für Frühstück, Mittagessen und Abendessen zusammen. Die folgende Tabelle zeigt die Entwicklung der monatlichen und kalendertäglichen Sachbezugswerte bundeseinheitlich seit 2009:

Für 2024 beträgt der monatliche Sachbezugswert für freie Verpflegung 313 €. Ab 2025 steigt dieser Wert auf 333 €.

Besondere Regeln für Essenmarken und Restaurantschecks

Wenn der Arbeitgeber Essenmarken oder Restaurantschecks ausgibt, die Arbeitnehmer außerhalb des Betriebs in Gaststätten einlösen können, gelten besondere Regeln. Der Sachbezugswert darf hier nur dann zur Bewertung herangezogen werden, wenn der Verrechnungswert der Essenmarke den Sachbezugswert für die jeweilige Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 € übersteigt. Übersteigt der Verrechnungswert diese Grenze, ist die Bewertung mit dem Sachbezugswert ausgeschlossen und der volle Verrechnungswert der Essenmarke gilt als steuer- und beitragspflichtiger geldwerter Vorteil.

Für 2024 beträgt der Sachbezugswert für ein Mittag- oder Abendessen 4,13 €. Der maximale Verrechnungswert einer Essenmarke, bei der noch der Sachbezugswert angesetzt werden kann, liegt demnach bei 4,13 € + 3,10 € = 7,23 €.

Wird ein elektronisches System anstelle von Papier-Essenmarken genutzt, ist die Anwendung des Sachbezugswerts ebenfalls möglich, sofern der Arbeitgeber die entsprechenden Voraussetzungen nachweisen kann, z. B. durch Überprüfung der Einzelbelege oder elektronische Verfahren.

Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass für jede Mahlzeit nur ein Zuschuss pro Arbeitstag gewährt wird und dass der Zuschuss nicht an Tagen gewährt wird, an denen der Arbeitnehmer beispielsweise Urlaub hat, krank ist oder sich auf einer Auswärtstätigkeit befindet, bei der die ersten drei Monate noch nicht abgelaufen sind. Abwesenheitstage müssen berücksichtigt werden.

Umsatzsteuer und Sachbezugswerte

Der Sachbezugswert für freie Verpflegung ist ein Bruttowert, der die enthaltene Umsatzsteuer einschließt. Diese Umsatzsteuer muss herausgerechnet werden, um die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer zu ermitteln.

Die Höhe des anzuwendenden Umsatzsteuersatzes für Speisen hat sich in den letzten Jahren mehrfach geändert, insbesondere aufgrund von Maßnahmen während der Corona-Pandemie. Dies beeinflusst die Herausrechnung der Umsatzsteuer aus dem Sachbezugswert.

Für Speisen, die in einer Gaststätte verzehrt werden, galt beispielsweise vom 01.07.2020 bis 31.12.2020 ein reduzierter Satz von 5% und vom 01.01.2021 bis 31.12.2023 ein Satz von 7%. Ab dem 01.01.2024 gilt wieder der reguläre Satz von 19% für Speisen, die in der Gaststätte verzehrt werden. Getränke unterlagen meist dem regulären Satz von 19% (bzw. 16% vom 01.07.2020-31.12.2020).

Beispiel zur Umsatzsteuer-Berechnung (Basis 2019, 19% USt):

Monatlicher Sachbezugswert 2019: 251 €.

Enthaltene Umsatzsteuer (19%): 251 € / 119 * 19 = 40,08 €.

Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer: 251 € - 40,08 € = 210,92 €.

Beispiel zur Umsatzsteuer-Berechnung (Basis 2021, 7% USt):

Monatlicher Sachbezugswert 2021: 263 €.

Enthaltene Umsatzsteuer (7%): 263 € / 107 * 7 = 17,21 €.

Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer: 263 € - 17,21 € = 245,79 €.

Bei Kombiangeboten aus Speisen und Getränken (z. B. Buffet) kann zur Aufteilung des Pauschalpreises der auf die Getränke entfallende Anteil mit 30% angesetzt werden, für den dann der reguläre Umsatzsteuersatz gilt, während für den Speisenanteil (70%) gegebenenfalls der ermäßigte Satz anwendbar war.

Häufig gestellte Fragen

Ist die Formulierung "Unterkunft und Logis" korrekt?

Nein, die Formulierung "Unterkunft und Logis" ist redundant und nicht korrekt. Logis bedeutet bereits Unterkunft. Die korrekte und gängige Redewendung ist "Kost und Logis", was Verpflegung und Unterkunft bedeutet.

Was genau meint die Redewendung "Kost und Logis"?

"Kost und Logis" meint die Bereitstellung von Verpflegung (Essen und Trinken) und Unterkunft (Wohnen, Bleibe).

Was ist ein Sachbezugswert bei freier Verpflegung?

Ein Sachbezugswert ist ein amtlich festgelegter Wert pro Mahlzeit oder pro Monat, der zur Bewertung von unentgeltlich oder verbilligt vom Arbeitgeber bereitgestellten Mahlzeiten dient. Dieser Wert ist die Basis für die Berechnung des steuer- und beitragspflichtigen geldwerten Vorteils.

Wie wird der geldwerte Vorteil berechnet, wenn der Arbeitnehmer die Mahlzeit teilweise selbst bezahlt?

Der geldwerte Vorteil ergibt sich aus der Differenz zwischen dem amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit und dem Betrag, den der Arbeitnehmer selbst für die Mahlzeit bezahlt.

Gibt es eine Obergrenze für den Wert von Essenmarken?

Ja, damit der Sachbezugswert angewendet werden kann, darf der Verrechnungswert einer Essenmarke den Sachbezugswert der jeweiligen Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 € übersteigen. Für 2024 liegt diese Grenze bei 4,13 € + 3,10 € = 7,23 € pro Mittag- oder Abendessen.

Welche Rolle spielt die Umsatzsteuer bei der Bewertung des Sachbezugs Verpflegung?

Der Sachbezugswert ist ein Bruttowert, der Umsatzsteuer enthält. Die enthaltene Umsatzsteuer muss herausgerechnet werden, um die Bemessungsgrundlage für die abzuführende Umsatzsteuer zu ermitteln. Die Höhe des Steuersatzes hängt von der Art der Mahlzeit und dem Zeitpunkt der Abgabe ab.

Was versteht man unter Gemeinschaftsverpflegung?

Gemeinschaftsverpflegung ist die regelmäßige Versorgung von Personengruppen mit Mahlzeiten in Einrichtungen wie Betrieben (Kantinen), sozialen Institutionen (Krankenhäuser, Heime) oder Bildungseinrichtungen (Mensen, Schulen).

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