Als Fotograf sind Sie oft unterwegs: zum Kunden, zu Events, an besondere Locations für Shootings oder zur Weiterbildung. Jeder Kilometer kostet Zeit und Geld. Glücklicherweise bietet das deutsche Steuerrecht Möglichkeiten, diese Aufwendungen geltend zu machen und so Ihre Steuerlast zu senken. Dabei ist es entscheidend zu wissen, welche Fahrten wie behandelt werden – denn hier liegt der Teufel oft im Detail und entscheidet, ob Sie nur die einfache Strecke oder Hin- und Rückfahrt absetzen können.
Grundlagen der Fahrtkostenabsetzung
Generell können Sie die Kosten für Fahrten, die im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit stehen, steuerlich geltend machen. Dies betrifft sowohl angestellte Fotografen, die ihren täglichen Weg zur Arbeitsstätte zurücklegen, als auch selbstständige Fotografen, die zu verschiedenen Einsatzorten fahren. Die gängigste Methode ist die sogenannte Kilometerpauschale, bei der pro gefahrenem Kilometer ein fixer Betrag angesetzt wird, unabhängig von den tatsächlichen Kosten für Benzin, Verschleiß etc.
Die Höhe dieser Pauschale beträgt aktuell 30 Cent pro Kilometer. Dieser Betrag gilt für die meisten Verkehrsmittel, egal ob Sie mit dem eigenen Auto, Motorrad, Roller oder sogar dem Fahrrad fahren. Ausgenommen sind in der Regel Sammelbeförderungen wie Taxis oder Flüge, deren Kosten in der Regel separat nach Beleg abgesetzt werden.
Es ist wichtig zu verstehen, dass das Finanzamt grundsätzlich davon ausgeht, dass Sie die verkehrsgünstigste und kürzeste Strecke zwischen zwei Orten wählen. Längere Strecken können zwar anerkannt werden, müssen aber gut begründet sein, beispielsweise wenn die kürzere Route regelmäßig im Stau steht oder eine Großbaustelle umfahren werden muss. Eine unbegründete Angabe von offensichtlich zu hohen Kilometern kann dazu führen, dass das Finanzamt die Strecke online überprüft.
Pendlerpauschale vs. Dienstreise: Der entscheidende Unterschied
Für Fotografen ist die Unterscheidung zwischen der Pendlerpauschale und der Dienstreise von zentraler Bedeutung. Hier liegt der Schlüssel, um Fahrtkosten korrekt und maximal geltend zu machen.
Die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale)
Die Pendlerpauschale ist für den täglichen Weg von Ihrer Wohnung zu Ihrer ersten Tätigkeitsstätte gedacht. Die erste Tätigkeitsstätte ist in der Regel der Ort, an dem Sie dauerhaft und regelmäßig arbeiten. Für angestellte Fotografen ist das oft das Studio des Arbeitgebers. Für selbstständige Fotografen kann es das eigene Studio sein, sofern es sich dabei um den zentralen Punkt der beruflichen Tätigkeit handelt.
Bei der Pendlerpauschale können Sie nur die einfache Wegstrecke von Ihrer Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte ansetzen. Der Rückweg wird dabei nicht berücksichtigt. Die Berechnung ist einfach: Entfernung in Kilometern x 0,30 Euro.
Für die Geltendmachung der Pendlerpauschale gibt es eine jährliche Höchstgrenze von 4.500 Euro. Wenn Ihre tatsächlichen Kosten für den Weg zur Arbeit (z. B. durch Nachweis von Tankquittungen bei Nutzung des eigenen PKW oder Jahrestickets für öffentliche Verkehrsmittel) diesen Betrag übersteigen, können Sie auch höhere Kosten geltend machen, müssen diese aber gegenüber dem Finanzamt nachweisen.
Die Dienstreise
Eine Dienstreise liegt vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig sind. Und genau hier liegt der große Vorteil für mobile Fotografen! Fast alle Fahrten zu Kunden, zu Shooting-Locations, zu Veranstaltungen (Hochzeiten, Firmenfeiern etc.), zu Lieferanten oder auch zu Weiterbildungen sind in der Regel Dienstreisen.
Der entscheidende Unterschied zur Pendlerpauschale: Bei einer Dienstreise können Sie die Kosten für den Hin- und Rückweg geltend machen. Die Berechnung erfolgt also: 2 x Entfernung in Kilometern x 0,30 Euro.
Für Dienstreisen gibt es grundsätzlich keine starre Höchstgrenze wie die 4.500 Euro bei der Pendlerpauschale (dieses Limit bezieht sich explizit auf die Entfernungspauschale für den Weg zur Arbeit). Die Kosten für Dienstreisen können in der tatsächlichen angefallenen Höhe als Werbungskosten (bei Angestellten) oder Betriebsausgaben (bei Selbstständigen) geltend gemacht werden, solange sie beruflich veranlasst sind. Bei Nutzung des eigenen PKW wird hierfür meist die Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer (Hin- und Rückweg) angesetzt.
Auch Fahrten zu einer zweiten Tätigkeitsstätte, falls Sie beispielsweise regelmäßig an zwei verschiedenen Orten für denselben Arbeitgeber arbeiten und einer davon als erste Tätigkeitsstätte festgelegt wurde, werden wie Dienstreisen behandelt.
Fahrtkosten für Fotografen in der Praxis
Stellen Sie sich vor, Sie sind ein selbstständiger Fotograf und haben Ihr Studio zu Hause. Ihre erste Tätigkeitsstätte ist Ihr Home-Office/Studio. Wenn Sie nun zu einem Kunden fahren, um dort Porträts aufzunehmen, oder zu einer Hochzeit in einer anderen Stadt, sind das Dienstreisen. Sie können die Hin- und Rückfahrt von Ihrem Studio/Wohnung zum Kunden bzw. zur Location mit 0,30 Euro pro Kilometer abrechnen.
Wenn Sie angestellt sind und Ihr Arbeitgeber-Studio Ihre erste Tätigkeitsstätte ist, setzen Sie die einfache Fahrt dorthin über die Pendlerpauschale ab (bis 4.500 Euro). Fährt Sie Ihr Arbeitgeber nun zu einem Außentermin oder Sie fahren selbst dorthin, handelt es sich um eine Dienstreise. Wenn der Arbeitgeber die Fahrtkosten nicht erstattet, können Sie diese (Hin- und Rückweg) als Werbungskosten geltend machen.
Berechnungsbeispiele
Beispiel 1: Tägliche Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte (Studio des Arbeitgebers)
- Entfernung Wohnung zum Studio: 20 km
- Tage pro Jahr gearbeitet: 220
- Berechnung Pendlerpauschale: 20 km * 0,30 € * 220 Tage = 1.320 €
- Dieser Betrag kann als Werbungskosten angesetzt werden (unterhalb der 4.500 € Grenze).
Beispiel 2: Fahrt zu einem Kunden (Dienstreise für einen selbstständigen Fotografen)
- Entfernung Studio/Wohnung zum Kunden: 50 km
- Berechnung Dienstreise-Fahrtkosten: (50 km Hinweg + 50 km Rückweg) * 0,30 € = 100 km * 0,30 € = 30 €
- Diese 30 € sind pro Fahrt als Betriebsausgabe absetzbar. Fahren Sie häufiger zu Kunden, summiert sich dieser Betrag.
Beispiel 3: Fahrt zu einer Weiterbildung (Dienstreise)
- Entfernung Wohnung zum Seminarort: 12 km
- Dauer der Weiterbildung: 5 Tage
- Berechnung Dienstreise-Fahrtkosten pro Tag: (12 km Hinweg + 12 km Rückweg) * 0,30 € = 24 km * 0,30 € = 7,20 €
- Gesamte Fahrtkosten für die Weiterbildung: 5 Tage * 7,20 € = 36 €
- Diese 36 € sind als Werbungskosten (bei Angestellten) oder Betriebsausgaben (bei Selbstständigen) absetzbar.
Wichtige Hinweise und Dokumentation
Um Fahrtkosten korrekt absetzen zu können, ist eine sorgfältige Dokumentation unerlässlich. Bei der Pendlerpauschale genügt in der Regel die Angabe der Entfernung und der Arbeitstage im Jahr. Bei Dienstreisen sollten Sie jedoch jede einzelne Fahrt festhalten.
Ein Fahrtenbuch (elektronisch oder manuell) oder eine detaillierte Reisekostenabrechnung sind hierfür ideal. Notieren Sie Datum, Start- und Zielort, den Zweck der Fahrt (z. B. „Kundentermin Familie Müller“, „Hochzeit Mustermann“, „Shooting Location Waldsee“, „Besuch Fotogroßhandel“) und die gefahrenen Kilometer. Dies dient als Nachweis gegenüber dem Finanzamt, insbesondere wenn die Beträge höher ausfallen.
Auch Tankquittungen oder Belege für öffentliche Verkehrsmittel sollten Sie aufbewahren, falls Sie höhere Kosten nachweisen müssen oder die tatsächlichen Kosten anstelle der Kilometerpauschale geltend machen möchten (was bei sehr hohen jährlichen Fahrleistungen und/oder hohem Benzinverbrauch des Fahrzeugs unter Umständen vorteilhafter sein kann, aber mehr Aufwand bedeutet).
Fahrgemeinschaften
Bilden Sie mit anderen Fotografen oder Kollegen eine Fahrgemeinschaft, um zu einem gemeinsamen Termin oder Event zu gelangen, kann jeder Teilnehmer seine Fahrtkosten geltend machen. Dabei gilt für jeden Mitfahrer die Entfernung von seiner Wohnung zum Zielort (als Dienstreise, also Hin- und Rückweg). Der Fahrer setzt ebenfalls die Hin- und Rückfahrt von seiner Wohnung zum Ziel an. Umwege, die der Fahrer macht, um die Mitfahrer einzusammeln, können dabei allerdings nicht zusätzlich angesetzt werden.
Häufig gestellte Fragen
F: Kann ich die Pendlerpauschale auch als Selbstständiger nutzen?
A: Ja, wenn Sie eine erste Tätigkeitsstätte haben, z. B. ein externes Büro oder ein Studio, das nicht Ihre Wohnung ist und das den Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit bildet. Fahrten von der Wohnung dorthin sind dann über die Pendlerpauschale absetzbar. Fahrten von dort zu Kunden sind Dienstreisen.
F: Was ist, wenn ich kein eigenes Auto habe?
A: Die Kilometerpauschale gilt auch, wenn Sie ein Motorrad, Moped, Fahrrad oder sogar E-Bike für Ihre beruflichen Fahrten nutzen. Für öffentliche Verkehrsmittel können Sie entweder die Kilometerpauschale ansetzen (was oft ungünstiger ist) oder die tatsächlichen Kosten (z. B. Monats- oder Jahresticket, Einzelfahrscheine) geltend machen, was bei höheren Kosten über 4.500 € bzw. generell bei Dienstreisen oft die bessere Option ist.
F: Mein Arbeitgeber stellt mir einen Dienstwagen. Kann ich trotzdem Fahrtkosten absetzen?
A: Wenn Sie einen Dienstwagen haben, der auch privat genutzt werden darf und der geldwerte Vorteil pauschal versteuert wurde und dies auf Ihrer Lohnsteuerkarte vermerkt ist, können Sie in der Regel keine Fahrtkosten für den Weg zur Arbeit mehr geltend machen. Für Dienstreisen, die Sie mit dem Dienstwagen unternehmen, entstehen Ihnen in der Regel keine Kosten, daher können Sie auch keine geltend machen, es sei denn, es gibt spezielle Vereinbarungen.
F: Muss ich jede einzelne Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte dokumentieren?
A: Nein, für die Pendlerpauschale zum täglichen Arbeitsweg genügt die Angabe der Entfernung und der Arbeitstage im Jahr. Eine detaillierte Dokumentation ist aber ratsam, wenn Sie nachweisen müssen, dass Ihre tatsächlichen Kosten über 4.500 Euro liegen.
F: Wie weise ich dem Finanzamt Dienstreisen nach?
A: Am besten durch ein Fahrtenbuch oder eine detaillierte Aufstellung (Excel-Liste, Reisekostenabrechnung) mit Datum, Start/Ziel, Zweck und gefahrenen Kilometern. Ergänzend können Terminkalender, E-Mails, Rechnungen oder Verträge mit Kunden als Beleg dienen.
F: Kann ich die Kosten für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel pauschal oder nach tatsächlichen Kosten absetzen?
A: Sie haben die Wahl. Sie können entweder die Entfernungspauschale (0,30 € pro einfacher Kilometer) ansetzen oder die tatsächlichen Kosten für die Fahrkarten. Bei der Pendlerpauschale ist die Absetzung auf 4.500 € begrenzt, es sei denn, Sie weisen höhere Kosten nach. Bei Dienstreisen können Sie die tatsächlichen Kosten unbegrenzt geltend machen. Rechnen Sie aus, welche Variante für Sie günstiger ist.
Fazit
Für Fotografen sind Fahrtkosten ein wichtiger Posten, der die Steuerlast erheblich mindern kann. Die korrekte Unterscheidung zwischen der Pendlerpauschale für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte (einfache Strecke, max. 4.500 € pauschal) und der Dienstreise für alle anderen beruflich veranlassten Fahrten (Hin- und Rückweg, keine pauschale Begrenzung bei 0,30 €/km) ist dabei das A und O. Eine sorgfältige Dokumentation Ihrer Fahrten, insbesondere der Dienstreisen, hilft Ihnen, alle abzugsfähigen Kosten geltend zu machen und bei Rückfragen des Finanzamts gut vorbereitet zu sein. Nutzen Sie diese Möglichkeiten, um Ihre Einnahmen als Fotograf optimal zu versteuern.
Hat dich der Artikel Fahrtkosten für Fotografen steuerlich absetzen interessiert? Schau auch in die Kategorie Ogólny rein – dort findest du mehr ähnliche Inhalte!