Wenn Arbeitnehmer im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit unterwegs sind und sich abseits ihres gewöhnlichen Arbeitsplatzes, der sogenannten ersten Tätigkeitsstätte, verpflegen müssen, entstehen ihnen oft zusätzliche Kosten. Diese Mehrkosten, insbesondere für Mahlzeiten und Getränke, werden häufig vom Arbeitgeber erstattet. Diese Erstattung wird allgemein als Spesen bezeichnet, auch wenn der korrektere Begriff für die Verpflegung der Verpflegungsmehraufwand ist. Spesen können aber auch alle Reisekosten umfassen, wie Fahrkosten, Übernachtungskosten und andere Nebenkosten.
Der Verpflegungsmehraufwand entsteht, weil die Kosten für Essen und Trinken auf einer Dienstreise in der Regel höher sind als bei der Verpflegung zu Hause oder am regulären Arbeitsplatz. Arbeitnehmer müssen sich unterwegs in Restaurants, Cafés oder Hotels verpflegen, was teurer sein kann als der Einkauf und die Zubereitung eigener Mahlzeiten. Um diese finanziellen Nachteile auszugleichen, gibt es gesetzlich festgelegte Pauschalen, die Arbeitgebern als Orientierung dienen und Arbeitnehmern die Abrechnung erleichtern.
Was genau sind Spesen und Verpflegungsmehraufwand?
Im engeren Sinne beziehen sich Spesen auf den Verpflegungsmehraufwand. Das bedeutet, es geht um die zusätzlichen Ausgaben für Essen und Trinken, die während einer Dienstreise anfallen. Die Bezeichnung Spesen wird jedoch im allgemeinen Sprachgebrauch oft auch für sämtliche Reisekosten verwendet, also inklusive Fahrtkosten, Übernachtungskosten und sonstiger Reisenebenkosten. Für eine klare Unterscheidung ist es wichtig zu wissen, dass der Verpflegungsmehraufwand durch feste Pauschalen geregelt ist, während andere Reisekosten oft nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet werden können.
Die Kosten für die Übernachtung werden zwar manchmal ebenfalls unter dem Oberbegriff Spesen gefasst, präziser ist hier jedoch die Bezeichnung Reisekosten. Während der Verpflegungsmehraufwand pauschal abgegolten wird, können Übernachtungskosten entweder ebenfalls pauschal (mit einem geringeren Satz) oder nach Vorlage der tatsächlichen Belege erstattet werden.
Gesetzliche Spesenpauschalen in Deutschland: Wie hoch sind sie?
Die Höhe der Spesen für den Verpflegungsmehraufwand wird nicht vom Arbeitgeber willkürlich festgelegt. Stattdessen veröffentlicht das Bundesfinanzministerium jährlich aktualisierte Spesenpauschalen, die für alle Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Deutschland gültig sind. Diese Pauschalen dienen als steuerfreie Höchstgrenzen für die Erstattung durch den Arbeitgeber oder als Beträge, die Arbeitnehmer als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung geltend machen können.
Grundsätzlich wird zwischen zwei Hauptpauschalen unterschieden, die sich nach der Dauer der Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte richten:
Die kleine Spesenpauschale
Diese Pauschale gilt für Dienstreisen, die zwischen 8 und 24 Stunden dauern. Sie wird auch für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Geschäftsreisen gewährt, unabhängig von der genauen Dauer der Abwesenheit an diesen Tagen (sofern die Abwesenheit mehr als 8 Stunden beträgt oder eine Übernachtung stattfindet). Seit dem Jahr 2020 beträgt die kleine Spesenpauschale 14 Euro pro Tag.
Die große Spesenpauschale
Die große Spesenpauschale kommt bei mehrtägigen Dienstreisen zum Tragen, genauer gesagt für jeden vollen Kalendertag (24 Stunden) der Abwesenheit. Für jeden vollen 24-Stunden-Tag, den ein Arbeitnehmer beruflich unterwegs ist, beträgt die große Spesenpauschale 28 Euro.
Es gab Diskussionen über eine mögliche Erhöhung dieser Pauschalen im Rahmen des Wachstumschancengesetzes auf 16 Euro (kleine Pauschale) und 32 Euro (große Pauschale). Diese Änderungen waren jedoch Ende 2023 noch nicht final beschlossen und bedürfen weiterer parlamentarischer Zustimmung (Stand der vorliegenden Informationen).
Zusätzlich zu den Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand gibt es auch eine Pauschale für Übernachtungskosten bei Inlandsreisen. Diese beträgt 20 Euro pro Übernachtung. Es ist wichtig zu betonen, dass dies eine Pauschale ist und die tatsächlichen Kosten für eine Übernachtung oft deutlich höher liegen. Arbeitgeber können die tatsächlichen Übernachtungskosten gegen Vorlage der Hotelrechnung erstatten, was in der Praxis häufiger der Fall ist als die Nutzung der Pauschale.
Wann werden Spesen gekürzt?
Die gesetzlichen Spesenpauschalen für den Verpflegungsmehraufwand werden nicht immer in voller Höhe gezahlt. Es gibt zwei Hauptgründe für Kürzungen:
Kürzung aufgrund der Dauer der auswärtigen Tätigkeit (Drei-Monats-Frist)
Die Spesenpauschalen sind dazu gedacht, den Mehraufwand auszugleichen, der durch eine *vorübergehende* auswärtige Tätigkeit entsteht. Verweilt ein Arbeitnehmer jedoch längerfristig an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, verringert sich dieser Mehraufwand in der Regel, da sich der Arbeitnehmer besser auf die Gegebenheiten einstellen und sich beispielsweise selbst versorgen kann. Daher verfällt der Anspruch auf die Spesenpauschalen für den Verpflegungsmehraufwand, wenn der Arbeitnehmer länger als drei Monate ununterbrochen am selben auswärtigen Ort tätig ist. Diese Regelung wird als Drei-Monats-Frist bezeichnet.
Die Drei-Monats-Frist beginnt neu zu laufen, wenn die Tätigkeit an diesem Ort für mindestens vier Wochen unterbrochen wird. Kehrt der Mitarbeiter nach einer solchen Unterbrechung an den gleichen Ort zurück, beginnt die Zählung der drei Monate von Neuem.
Kürzung bei vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten
Erstattet der Arbeitgeber nicht nur die Spesen, sondern stellt dem Arbeitnehmer während der Dienstreise auch Mahlzeiten zur Verfügung (z. B. durch Übernahme der Kosten für Frühstück, Mittag- oder Abendessen im Hotel oder in einem Restaurant), reduziert sich die Spesenpauschale entsprechend. Die Idee dahinter ist, dass der Arbeitnehmer für diese Mahlzeiten keinen eigenen Mehraufwand hat.
Die Kürzungen erfolgen prozentual vom vollen Tagessatz der großen Spesenpauschale (28 Euro):
- Für ein vom Arbeitgeber gestelltes Frühstück werden 20 Prozent des vollen Tagessatzes abgezogen. Das entspricht 20 % von 28 Euro = 5,60 Euro.
- Für ein vom Arbeitgeber gestelltes Mittag- oder Abendessen werden jeweils 40 Prozent des vollen Tagessatzes abgezogen. Das entspricht 40 % von 28 Euro = 11,20 Euro pro Mahlzeit.
Diese Kürzungen gelten unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer Anspruch auf die kleine oder große Pauschale hat. Wenn der Arbeitnehmer z. B. auf einer eintägigen Reise (mehr als 8 Stunden) ein Mittagessen vom Arbeitgeber bezahlt bekommt, erhält er von der kleinen Pauschale (14 Euro) den Betrag für das Mittagessen (11,20 Euro) abgezogen, also 14 € - 11,20 € = 2,80 €.
Spesen im Ausland: Länderspezifische Unterschiede
Auch bei Dienstreisen ins Ausland entstehen den Arbeitnehmern zusätzliche Kosten für die Verpflegung. Ähnlich wie in Deutschland gibt es auch für Auslandsreisen Spesenpauschalen für den Verpflegungsmehraufwand und separate Pauschalen für Übernachtungskosten. Die Besonderheit ist hier, dass die Höhe dieser Pauschalen vom jeweiligen Land abhängt, in das gereist wird.
Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jährlich eine Ländertabelle mit den aktuellen Pauschalen für zahlreiche Länder weltweit. Auch im Ausland wird zwischen der kleinen Pauschale (für An-/Abreisetage und Tage mit Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden) und der großen Pauschale (für volle 24-Stunden-Tage) unterschieden, deren Beträge länderspezifisch festgelegt sind.
Die Kürzungen für vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten erfolgen ebenfalls prozentual, beziehen sich aber auf den länderspezifischen vollen Tagessatz (große Pauschale) des jeweiligen Landes:
- Frühstück: 20 Prozent des länderspezifischen vollen Tagessatzes.
- Mittag- oder Abendessen: jeweils 40 Prozent des länderspezifischen vollen Tagessatzes.
Für den Fall, dass ein Arbeitnehmer am selben Tag zwischen verschiedenen Ländern reist (z. B. bei der An- oder Abreise über eine Grenze), richtet sich die Spesenpauschale für diesen Tag nach dem Ort, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat.
Die Spesenabrechnung: Pauschalen vs. tatsächliche Kosten
Die Spesenabrechnung ist das Verfahren, mit dem Arbeitnehmer die Kosten, die ihnen auf einer Dienstreise entstanden sind, vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Eine korrekte Spesenabrechnung ist wichtig, damit der Arbeitgeber die Kosten steuerfrei erstatten kann und der Arbeitnehmer seine Auslagen zurückerhält.
Eine Spesenabrechnung umfasst in der Regel folgende Kostenarten:
- Verpflegungsmehraufwand: Abgerechnet wird hier meist nach den oben beschriebenen Pauschalen, unter Berücksichtigung der Dauer der Abwesenheit und möglicher Kürzungen für gestellte Mahlzeiten.
- Fahrtkosten: Kosten für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (Bahn, Flugzeug, Bus, Taxi) gegen Vorlage von Belegen oder Nutzung des eigenen Pkw. Bei Nutzung des eigenen Pkw kann entweder die Kilometerpauschale (aktuell 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer) oder eine individuell berechnete Pauschale abgerechnet werden.
- Übernachtungskosten: Kosten für Hotels oder andere Unterkünfte. Hier werden in der Regel die tatsächlichen Kosten gegen Vorlage der Rechnung erstattet. Alternativ könnte die Übernachtungspauschale (20 Euro in Deutschland) genutzt werden, was aber selten die tatsächlichen Kosten deckt.
- Sonstige Reisenebenkosten: Dazu gehören zum Beispiel Parkgebühren, Mautgebühren, Toilettengebühren, Kosten für beruflich bedingte Telefonate oder Internetnutzung, Eintrittsgelder für arbeitsbezogene Veranstaltungen etc. Diese Kosten werden üblicherweise gegen Vorlage der Belege erstattet. Auch Trinkgelder können unter bestimmten Voraussetzungen (z. B. mit einem Eigenbeleg) abgerechnet werden.
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Spesen abzurechnen:
- Abrechnung anhand von Pauschalen: Dies ist die gängige Methode für den Verpflegungsmehraufwand und die Fahrtkosten bei Nutzung des eigenen Pkw. Sie ist unkompliziert, da keine Einzelbelege für jede Mahlzeit oder jeden gefahrenen Kilometer gesammelt werden müssen. Die Höhe richtet sich nach den gesetzlichen Pauschalen und der Reisedauer/dem Reiseziel.
- Abrechnung anhand der tatsächlich entstandenen Kosten: Diese Methode wird meist für Übernachtungskosten und sonstige Reisenebenkosten angewendet. Hier müssen sämtliche Rechnungen und Quittungen gesammelt und zusammen mit dem Abrechnungsformular eingereicht werden. Der Arbeitgeber erstattet dann exakt die nachgewiesenen Ausgaben.
Es ist wichtig, dass die Spesenabrechnung korrekt und vollständig ist. Fehlende oder überhöhte Angaben können dazu führen, dass der Arbeitgeber die Erstattung verweigert oder im schlimmsten Fall arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen.
Tabelle: Übersicht der Spesenpauschalen in Deutschland (seit 2020)
Zur besseren Übersicht hier die wichtigsten Pauschalen und Kürzungen für Dienstreisen innerhalb Deutschlands:
| Voraussetzung | Betrag in Euro |
|---|---|
| Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden (kleine Pauschale) | 14 |
| Volle 24 Stunden Abwesenheit (große Pauschale) | 28 |
| Übernachtung (Pauschale) | 20 |
| Kürzung für vom Arbeitgeber gestelltes Frühstück | 5,60 |
| Kürzung für vom Arbeitgeber gestelltes Mittagessen | 11,20 |
| Kürzung für vom Arbeitgeber gestelltes Abendessen | 11,20 |
Hinweis: Die Übernachtungspauschale von 20 Euro deckt oft nicht die tatsächlichen Kosten ab. Meist werden die tatsächlichen Kosten gegen Beleg erstattet. Die Kürzungen beziehen sich auf die große Pauschale von 28 Euro.
Muss der Arbeitgeber Spesen zahlen? Was, wenn nicht?
Es mag überraschend klingen, aber Arbeitgeber sind gesetzlich nicht dazu verpflichtet, die Reisekosten ihrer Mitarbeiter zu übernehmen oder die Spesenpauschalen auszuzahlen. Die gesetzlichen Pauschalen dienen primär als steuerrechtliche Größen, die festlegen, bis zu welcher Höhe Erstattungen steuerfrei sind oder in welcher Höhe Arbeitnehmer Kosten als Werbungskosten absetzen können.
In der Praxis ist es jedoch üblich und oft auch im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder durch Tarifvertrag geregelt, dass der Arbeitgeber die Reisekosten und Spesen erstattet. Tut der Arbeitgeber dies nicht oder nur teilweise, hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die ihm entstandenen beruflich veranlassten Reisekosten, einschließlich des Verpflegungsmehraufwands nach den gesetzlichen Pauschalen, als Werbungskosten in seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend zu machen (§ 9 Einkommensteuergesetz - EStG).
Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern auch höhere Sätze als die gesetzlichen Pauschalen erstatten. Beträge, die über die Pauschalen hinausgehen, sind jedoch grundsätzlich steuerpflichtig und müssen vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden.
Aufbewahrungspflicht für Belege und Spesenabrechnungen
Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber haben Pflichten bezüglich der Aufbewahrung von Unterlagen im Zusammenhang mit Dienstreisen und Spesenabrechnungen. Arbeitnehmer sollten Belege (Fahrkarten, Hotelrechnungen, Quittungen für sonstige Kosten) sammeln, um ihre Ausgaben entweder beim Arbeitgeber zur Erstattung einzureichen oder in der Steuererklärung geltend zu machen. Es wird empfohlen, diese Belege mindestens bis zum Erhalt des Steuerbescheids aufzubewahren.
Für Unternehmen gelten strengere Regeln. Spesen- und Reisekostenabrechnungen sind Geschäftsunterlagen und unterliegen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für solche Unterlagen beträgt 10 Jahre.
Seit 2019 ist es grundsätzlich GoBD-konform, Reisekostenbelege im Ausland zu digitalisieren (abfotografieren, scannen) und die digitalen Kopien aufzubewahren. Die Vernichtung der Papieroriginale ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich, muss aber im Zweifelsfall mit dem zuständigen Finanzamt geklärt werden, da es weiterhin Vorschriften geben kann, die eine Aufbewahrung der Originale erfordern.
Beispiel einer Spesenabrechnung
Betrachten wir das Beispiel einer Mitarbeiterin, Susanne, die eine viertägige Geschäftsreise von München nach Hamburg unternimmt. Sie reist mit der Bahn (Fahrtkosten werden separat gegen Beleg erstattet). Sie übernachtet im Hotel, wobei das Frühstück im Übernachtungspreis enthalten ist. Mittag- und Abendessen bezahlt sie selbst.
Susannes Reiseablauf und die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands:
- Tag 1 (Anreisetag): Anreise von München nach Hamburg. Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte über 8 Stunden und Übernachtung. Anspruch auf die kleine Pauschale: 14 Euro.
- Tag 2 (Aufenthalt): Voller Tag in Hamburg (24 Stunden Abwesenheit). Anspruch auf die große Pauschale: 28 Euro. Da das Frühstück vom Arbeitgeber (über die Hotelrechnung) bezahlt wurde, wird die Pauschale um 5,60 Euro gekürzt. Abrechenbar: 28 € - 5,60 € = 22,40 Euro.
- Tag 3 (Aufenthalt): Voller Tag in Hamburg (24 Stunden Abwesenheit). Anspruch auf die große Pauschale: 28 Euro. Frühstück wurde gestellt, Kürzung um 5,60 Euro. Abrechenbar: 28 € - 5,60 € = 22,40 Euro.
- Tag 4 (Abreisetag): Abreise von Hamburg nach München. Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte über 8 Stunden. Anspruch auf die kleine Pauschale: 14 Euro.
Susannes abrechenbarer Verpflegungsmehraufwand beträgt somit: 14 € (Tag 1) + 22,40 € (Tag 2) + 22,40 € (Tag 3) + 14 € (Tag 4) = 72,80 Euro.
Zusätzlich würde Susanne die Kosten für ihre Bahnfahrkarten, die Hotelübernachtungen (abzüglich des Anteils für das Frühstück, falls dieser separat ausgewiesen ist oder geschätzt werden muss, oder der Arbeitgeber zieht pauschal den Frühstückswert ab) sowie Belege für Mittag- und Abendessen (falls sie die tatsächlichen Kosten statt der Pauschale geltend machen könnte, was für Verpflegung aber unüblich ist, hier geht es nur um die Kürzung der Pauschale bei *vom Arbeitgeber* gestellten Mahlzeiten) und sonstige Nebenkosten (z. B. Nahverkehrstickets vor Ort) zur Erstattung einreichen.
Häufig gestellte Fragen zu Spesen
Ab wann gibt es Spesen?
Spesen (Verpflegungsmehraufwand) können geltend gemacht werden, wenn Sie aus beruflichen Gründen von Ihrer ersten Tätigkeitsstätte oder Ihrem Wohnort abwesend sind und dadurch höhere Kosten für Ihre Verpflegung haben. Die kleine Pauschale gibt es ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden pro Tag. Bei mehrtägigen Reisen gibt es die kleine Pauschale immer für den An- und Abreisetag (sofern eine Übernachtung stattfindet oder die Abwesenheit über 8 Stunden beträgt) und die große Pauschale für jeden vollen 24-Stunden-Tag der Abwesenheit.
Gibt es gesetzliche Spesen?
Ja, die Spesenpauschalen für den Verpflegungsmehraufwand werden jährlich vom Bundesfinanzministerium in einer Ländertabelle festgelegt. Diese Sätze sind gesetzlich definiert und dienen als steuerfreie Höchstgrenzen für die Erstattung durch den Arbeitgeber bzw. als Beträge für den Werbungskostenabzug.
Wer kann Spesen abrechnen?
Sowohl angestellte Arbeitnehmer als auch Selbstständige können Spesen (Verpflegungsmehraufwand) geltend machen. Arbeitnehmer reichen ihre Spesenabrechnung üblicherweise beim Arbeitgeber ein. Selbstständige können die Pauschalen oder die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben abziehen.
Wie lange muss eine Spesenabrechnung aufbewahrt werden?
Unternehmen müssen Spesen- und Reisekostenabrechnungen gemäß den gesetzlichen Vorschriften 10 Jahre lang aufbewahren. Arbeitnehmer sollten Belege und Abrechnungen zumindest bis zum Erhalt des endgültigen Steuerbescheids aufbewahren.
Sind Arbeitgeber verpflichtet, die Spesen zu übernehmen?
Nein, es gibt keine gesetzliche Pflicht für Arbeitgeber, die Spesen oder Reisekosten ihrer Mitarbeiter zu erstatten. Es ist jedoch in den meisten Arbeitsverhältnissen üblich und oft vertraglich geregelt. Wenn der Arbeitgeber nicht erstattet, kann der Arbeitnehmer die Kosten als Werbungskosten in seiner Steuererklärung geltend machen.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt?
Wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) während der Dienstreise bezahlt oder zur Verfügung stellt (z. B. in einer Firmenkantine oder durch Kostenübernahme im Hotel/Restaurant), wird die Spesenpauschale für den Verpflegungsmehraufwand gekürzt. Die Kürzungen betragen 20 % für Frühstück und jeweils 40 % für Mittag- und Abendessen vom vollen Tagessatz (28 Euro in Deutschland bzw. dem länderspezifischen Satz im Ausland).
Die korrekte Abrechnung von Spesen kann komplex sein, insbesondere bei Auslandsreisen oder längeren Aufenthalten. Sich mit den aktuellen Pauschalen und Regelungen vertraut zu machen, hilft Arbeitnehmern, sicherzustellen, dass sie die ihnen zustehenden Beträge erhalten, und Arbeitgebern, die Abrechnungen korrekt und steuerkonform durchzuführen.
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