Organisationsstrukturen im Unternehmen

Die Struktur eines Unternehmens ist entscheidend für seinen Erfolg, seine Effizienz und seine Fähigkeit, sich an Veränderungen anzupassen. Eine gut gewählte Organisationsform ermöglicht klare Abläufe und Verantwortlichkeiten, während eine unpassende Struktur zu Ineffizienzen und Konflikten führen kann. In der Betriebswirtschaftslehre gibt es verschiedene Ansätze zur Strukturierung von Organisationen, darunter die funktionale und die divisionale Organisation. Ebenso wichtig ist das Verständnis von institutionellen Funktionen und der Rolle der Unternehmensführung.

Was sind institutionelle Funktionen?

Unter institutionellen Funktionen versteht man im Kern Dienstleistungen, Aufgaben oder andere Funktionen, zu deren Erfüllung eine Institution gesetzlich verpflichtet ist oder zu deren Erfüllung sie im öffentlichen Interesse berechtigt ist. Dies schließt nicht nur die primären Aufgaben ein, sondern auch alle begleitenden oder untergeordneten Dienstleistungen, Aufgaben oder Funktionen, die notwendig sind, um die Hauptaufgabe zu erfüllen.

Die Funktionale Organisation im Detail

Die funktionale Organisation, auch Verrichtungsorganisation genannt, ist eine traditionelle Form der Organisationsstruktur. Bei dieser Form werden die Einheiten einer Organisation auf der zweiten Hierarchieebene, direkt unterhalb der Unternehmensleitung, nach Aufgaben oder Verrichtungen gegliedert. Typische Beispiele für solche Funktionsbereiche sind Produktion, Vertrieb, Forschung & Entwicklung oder Verwaltung.

Charakteristisch für die funktionale Organisation ist die Leitung nach dem Einliniensystem. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter nur Anweisungen von einer übergeordneten Stelle erhält, die für seinen spezifischen Funktionsbereich zuständig ist. Die Unternehmensleitung hat die zentrale Aufgabe, die Aktivitäten und Ergebnisse der verschiedenen Funktionsbereiche zu koordinieren.

Diese Organisationsform ist die älteste in der Geschichte der Industriebetriebe und findet sich auch heute noch sehr häufig, insbesondere in kleinen und mittleren Betrieben (KMU). Sie eignet sich besonders gut für Organisationen, die in einem stabilen Umfeld agieren und ein überschaubares, homogenes Produktprogramm haben. In der Klassifizierung von Henry Mintzberg entspricht die funktionale Organisation oft der sogenannten Maschinenbürokratie oder, bei sehr kleinen Unternehmen, der Einfachstruktur.

Die funktionale Organisation bietet eine Reihe von Vorteilen:

• Spezialisierung: Mitarbeiter mit ähnlichen Fähigkeiten und Kenntnissen werden in Abteilungen gebündelt, was eine hohe Spezialisierung ermöglicht und fördert.
• Kostendegression (Skaleneffekte): Die Bündelung von Aktivitäten erlaubt es, Ressourcen effizienter zu nutzen und von Skaleneffekten zu profitieren.
• Klare Aufgaben-, Kompetenz- und Verantwortungsbereiche: Durch die Gliederung nach Funktionen sind die Zuständigkeiten eindeutig zugewiesen.
• Synergieeffekte: Innerhalb der Funktionsbereiche können Synergien durch die Zusammenarbeit von Spezialisten entstehen.
• Verhinderung von Redundanzen: Funktionen werden zentralisiert, wodurch Doppelarbeiten vermieden werden können.

Als Nachteile werden ebenfalls verschiedene Aspekte diskutiert, die jedoch in der bereitgestellten Information nicht im Detail aufgeführt sind. Es ist bekannt, dass mit zunehmender Größe und Komplexität des Unternehmens die Koordination zwischen den Funktionsbereichen herausfordernder werden kann.

Institutionelle Unternehmensführung: Mehr als nur Leiten

Der Begriff Unternehmensführung ist vielschichtig. Im allgemeinen Sinne bedeutet er das Leiten eines Unternehmens, sowohl durch die Personen an der Spitze (Unternehmensleitung oder Management) als auch im Sinne des Führens von Mitarbeitern und der gesamten Organisation.

Man kann die Unternehmensführung in verschiedene Sinne unterteilen:

• Institutioneller Sinn: Hier bezeichnet Unternehmensführung nicht die Tätigkeit selbst, sondern die Personen oder das Gremium, das die Befugnis hat, das Unternehmen zu führen. Es sind also die Organe oder Individuen, die die Verantwortung tragen.
• Funktionaler Sinn: In diesem Sinn bezieht sich Unternehmensführung auf die Aufgaben, die wahrgenommen werden müssen. Dazu gehören beispielsweise die strategische Planung oder die Gestaltung der Organisation.
• Prozessualer Sinn: Dieser Sinn beschreibt die Unternehmensführung als ein Bündel von aufeinanderfolgenden oder parallel ablaufenden Führungsprozessen, wie etwa die Entwicklung von Zielsetzungen.

Betrachtet man diese Sinne zusammen, umfasst Unternehmensführung die Sicherstellung von Wirksamkeit, Professionalisierung, Systematisierung, zielgerichteter Steuerung und ökonomischem Handeln zum Wohl des Unternehmens. Die Hauptaufgaben eines Managers umfassen die Planung, Durchführung, Kontrolle und Steuerung von Maßnahmen, um die Unternehmensziele unter Einsatz aller verfügbaren betrieblichen Ressourcen zu erreichen. Zu den zentralen Aufgaben zählen die Festlegung von Unternehmenszielen, die strategische Unternehmensplanung sowie die Einführung und Pflege von Systemstrukturen wie Kontroll- oder Organisationssystemen.

Die strategische Unternehmensführung ist eine zentrale Managementfunktion, die sich mit der langfristigen Planung, Entwicklung und Umsetzung der Ziele und Ausrichtungen einer Organisation befasst. Sie integriert verschiedene Ansätze, wie die marktorientierte Unternehmensführung (Fokus auf Marktbedürfnisse), die wertorientierte Unternehmensführung (Maximierung des langfristigen Unternehmenswerts) und die nachhaltige Unternehmensführung (Integration ökologischer und sozialer Aspekte).

Gesetzliche und regulatorische Rahmenbedingungen, die die Unternehmensführung teilweise vorschreiben, sind in der Corporate Governance verankert. Corporate Governance beschreibt den Rahmen für die Führung und Überwachung eines Unternehmens mit dem Ziel, den Spielraum und die Motivation für opportunistisches Handeln von Mitarbeitern zu verringern. Opportunistisches Handeln meint hierbei, dass Mitarbeiter ihre eigenen Vorteile über die des Unternehmens stellen und Konsequenzen ignorieren.

Die Unternehmensführung arbeitet oft mit verschiedenen Planungszeiträumen: kurzfristig (bis zu einem Jahr), mittelfristig (ein bis fünf Jahre) und langfristig (ab fünf Jahren). Die strategische Unternehmensführung ist typischerweise langfristig ausgerichtet, wobei die Planung aufgrund von Unsicherheiten oft eher grob ist.

Divisionale Organisation: Eine Alternative zur funktionalen Struktur

Die divisionale Organisation stellt einen alternativen Ansatz zur Strukturierung eines Unternehmens dar, insbesondere wenn das Unternehmen wächst, diversifizierter wird oder in unterschiedlichen Märkten agiert. Im Gegensatz zur funktionalen Organisation, bei der Aktivitäten nach Funktionen gebündelt werden, werden bei der divisionalen Organisation Unternehmen in separate Einheiten oder Divisionen unterteilt.

Jede Division ist in der Regel für eine bestimmte Produktgruppe, einen bestimmten Markt oder eine bestimmte Region zuständig. Das Besondere ist, dass jede Division alle Funktionen beinhaltet, die sie benötigt, um autonom zu operieren. Dies können Funktionen wie Produktion, Vertrieb, Marketing, Forschung & Entwicklung oder sogar Finanzen sein, die in der funktionalen Organisation zentralisiert wären.

Unternehmen mit einer Vielzahl von Produkten oder Dienstleistungen entscheiden sich oft für eine divisionale Organisation, um sich besser auf bestimmte Märkte oder Kundengruppen konzentrieren zu können. Dies kann die Effizienz und Flexibilität verbessern, da Ressourcen besser alloziiert und die Reaktivität auf Marktveränderungen erhöht werden können. Ein Beispiel ist ein großes Einzelhandelsunternehmen mit Divisionen für Lebensmittel, Haushaltswaren und Kleidung, wobei jede Division autonom für Herstellung, Vertrieb und Verkauf ihrer Produkte zuständig ist.

Merkmale der divisionalen Organisation

Die divisionale Organisation weist spezifische Merkmale auf:

• Autonomie: Jede Division ist eine eigenständige Einheit mit eigener Managementstruktur und eigenen Ressourcen. Sie operiert weitgehend unabhängig.
• Ganzheitlichkeit: Jede Division umfasst alle Funktionen, die für ihr spezifisches Produkt oder ihre Dienstleistung benötigt werden.
• Verantwortlichkeit: Die Leistung jeder Division kann unabhängig von den anderen Divisionen bewertet und gemessen werden.
• Profitcenter: Oft sind Divisionen als Profitcenter organisiert. Das bedeutet, sie sind autonome Einheiten, die eigene Gewinne erwirtschaften und deren Erfolg separat gemessen und kontrolliert wird.

Ein Beispiel aus der Automobilindustrie könnte ein Unternehmen mit separaten Divisionen für Pkw, Nutzfahrzeuge und Spezialfahrzeuge sein. Jede Division agiert eigenständig, entwickelt und produziert ihre Produkte und steuert Marketing und Vertrieb selbst. Jede Division ist ein klar abgegrenzter Verantwortungsbereich, für dessen Steuerung spezifische Leistungskennzahlen wie Umsatz, Gewinn oder Marktanteil herangezogen werden.

Vergleich zwischen funktionaler und divisionaler Organisation

Der grundlegende Unterschied liegt in der Art der Bündelung von Aktivitäten. Die funktionale Organisation bündelt ähnliche Aktivitäten (Funktionen) unter einem Management, während die divisionale Organisation Geschäftsaktivitäten auf unterschiedliche, weitgehend autonome Einheiten (Divisionen) verteilt, die jeweils alle notwendigen Funktionen enthalten.

Die funktionale Organisation zeichnet sich durch hohe Spezialisierung und Effizienz innerhalb der Funktionen aus. Allerdings kann dies zu 'Silos' führen, die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen erschweren. Die divisionale Organisation fördert größere Agilität und Reaktionsfähigkeit auf Marktanforderungen, da jede Division ihre Strategien autonom anpassen kann. Nachteilig kann hierbei eine Duplizierung von Ressourcen sein, da jede Division eigene Funktionen wie Vertrieb, Marketing oder Produktion hat.

Die Wahl der Struktur hängt von Faktoren wie Unternehmensgröße, Produkt-/Dienstleistungsvielfalt und strategischen Zielen ab.

Vorteile und Nachteile der divisionalen Organisation

Wie jede Organisationsform hat auch die divisionale Struktur ihre spezifischen Vor- und Nachteile.

Vorteile:

• Klare Verantwortlichkeit: Die Leistung jeder Division kann präzise gemessen werden, was zu effektiver Ressourcenallokation und erhöhter Verantwortlichkeit führt.
• Flexibilität und Reaktionsfähigkeit: Divisionen können schnell auf Marktveränderungen reagieren und Strategien anpassen.
• Verbessertes Kundenverständnis: Spezialisierung auf Segmente/Gruppen ermöglicht besseres Eingehen auf spezifische Bedürfnisse.
• Förderung von Innovation: Autonome Einheiten fördern unternehmerisches Denken und Innovationsfähigkeit.

Ein Technologieunternehmen mit separater Division für Smartphones kann so schnell auf neue Trends reagieren, während die Division für Unternehmenssoftware das tiefe Verständnis für Geschäftskunden nutzt.

Nachteile:

• Duplikationen und ineffiziente Ressourcennutzung: Da jede Division alle Funktionen hat, kann es zu Doppelungen kommen, was Betriebskosten erhöht.
• Mangelnde Synergien: Unabhängiges Operieren kann die Nutzung von Synergien zwischen Divisionen erschweren.
• Unausgewogene Ressourcenaufteilung: Autonomie kann dazu führen, dass Divisionen über- oder unterversorgt werden.
• Übereifriger Wettbewerb: Kann zwischen Divisionen entstehen und Gesamtergebnis beeinträchtigen.

Ein multinationales Unternehmen mit mehreren Produktgruppen könnte separate F&E-Teams in jeder Division haben, was Ressourcen dupliziert und Kommunikation erschwert. Richtige Steuerungsmechanismen sind wichtig, um Ressourcenallokation sicherzustellen und Synergien zu maximieren.

Verschiedene Formen der divisionalen Organisation

Die divisionale Organisation kann auf verschiedenen Parametern basieren:

• Produkt-basierte Organisation: Divisionen basieren auf spezifischen Produkten oder Produktgruppen. Jede Division ist für die gesamte Wertschöpfungskette des Produkts verantwortlich (F&E, Produktion, Marketing, Vertrieb). Ein multinationales Unternehmen könnte Divisionen für Smartphones, Laptops und Unterhaltungselektronik haben.
• Markt-basierte Organisation: Divisionen basieren auf spezifischen Märkten oder Kundengruppen. Jede Division ist für die Entwicklung und Implementierung von Strategien zuständig, die auf ihren Markt zugeschnitten sind. Beispiele sind Divisionen für private Verbraucher, Geschäftskunden oder Regierungsbehörden.
• Geographisch-basierte Organisation: Divisionen basieren auf spezifischen geographischen Gebieten oder Regionen. Jede Division ist für die Geschäftstätigkeit in ihrer Region verantwortlich und passt Angebot und Marketing an regionale Bedürfnisse an. Beispiele sind Divisionen für Nordamerika, Europa oder Asien-Pazifik.

Innerhalb jeder Division kann es weitere Unterteilungen in kleinere Departments geben. Einige Unternehmen nutzen auch eine Kombination dieser Formen.

Divisionale Organisation versus Matrizenorganisation

Neben der funktionalen und der divisionalen Organisation gibt es weitere Organisationsformen, wie die Matrizenorganisation. Die Matrizenorganisation ist ein komplexerer Ansatz, der versucht, die Vorteile der funktionalen Spezialisierung und der divisionalen Fokusierung zu kombinieren. Die bereitgestellten Informationen gehen nicht detailliert auf die Matrizenorganisation ein, erwähnen sie aber als eine weitere relevante Form, die mit zunehmendem Wachstum relevant werden kann.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Hauptunterschied zwischen funktionaler und divisionaler Organisation?
Der Hauptunterschied liegt in der Gliederung: Die funktionale Organisation gliedert nach Aufgaben (z.B. Produktion, Vertrieb), während die divisionale Organisation nach Objekten wie Produkten, Märkten oder Regionen gliedert und jede Division alle notwendigen Funktionen enthält.

Wann ist eine funktionale Organisation geeignet?
Die funktionale Organisation eignet sich gut für kleine und mittlere Unternehmen, die in stabilen Umfeldern agieren und ein überschaubares, homogenes Produktprogramm haben.

Was sind die Vorteile der divisionalen Organisation?
Vorteile umfassen klare Verantwortlichkeit pro Division, erhöhte Flexibilität und Reaktionsfähigkeit auf Märkte, besseres Kundenverständnis durch Spezialisierung und die Förderung von Innovation innerhalb der Divisionen.

Was versteht man unter institutioneller Unternehmensführung?
Im institutionellen Sinn bezeichnet Unternehmensführung die Personen oder Organe, die die Befugnis haben, das Unternehmen zu leiten. Im funktionalen Sinn sind es die Aufgaben (wie strategische Planung), und im prozessualen Sinn die Führungsprozesse.

Was sind institutionelle Funktionen?
Institutionelle Funktionen sind Dienstleistungen oder Aufgaben, zu denen eine Institution gesetzlich oder im öffentlichen Interesse verpflichtet oder berechtigt ist, einschließlich der zur Erfüllung notwendigen Hilfsfunktionen.

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