Wenn Ihr Unternehmen im Ausland geschäftlich tätig ist, sei es durch Geschäftsreisen, Messebesuche oder den Kauf von Waren und Dienstleistungen, fallen häufig lokale Umsatzsteuern an. Diese zusätzlichen Kosten können die Ausgaben erheblich erhöhen. Glücklicherweise gibt es für Unternehmen die Möglichkeit, sich diese gezahlte Umsatzsteuer unter bestimmten Voraussetzungen zurückerstatten zu lassen. Dieses Verfahren, bekannt als Vorsteuer-Vergütungsverfahren, ist ein wichtiges Instrument zur Entlastung Ihrer Finanzen und sollte von jedem berechtigten Unternehmen genutzt werden.
Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren ermöglicht es deutschen Unternehmen, die im Ausland gezahlte Umsatzsteuer für geschäftliche Ausgaben erstattet zu bekommen. Dies betrifft Ausgaben, für die ein vergleichbares inländisches Unternehmen in Deutschland die Vorsteuer abziehen könnte. Es ist ein spezielles Verfahren, da das Unternehmen in dem Land, in dem die Erstattung beantragt wird, in der Regel nicht steuerlich registriert ist oder steuerpflichtige Umsätze tätigt. Die Rückerstattung erfolgt nicht über die reguläre Umsatzsteuervoranmeldung oder -erklärung im Ausland, sondern über einen gesonderten Antrag.
Was genau ist das Vorsteuer-Vergütungsverfahren?
Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren ist ein international abgestimmtes Verfahren, das Unternehmen erlaubt, die in einem anderen Staat gezahlte Umsatzsteuer zurückzufordern. Es ist primär für Unternehmen konzipiert, die zwar Ausgaben in einem anderen Land haben, dort aber keinen Sitz oder keine Betriebsstätte unterhalten und somit keine regulären Vorsteuerabzüge im Rahmen einer dortigen Steuererklärung geltend machen können. Stattdessen wird ein spezieller Antrag auf Vergütung gestellt.
Dieses Verfahren ist nicht nur innerhalb der Europäischen Union möglich, wo es durch EU-Richtlinien harmonisiert ist, sondern auch in einer Reihe von Nicht-EU-Staaten, mit denen Deutschland entsprechende Abkommen geschlossen hat. Zu diesen Staaten gehören unter anderem die Schweiz, Mazedonien, Liechtenstein, Norwegen, Island, Japan, Kanada und die USA. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die genauen Regelungen, erstattungsfähigen Ausgaben und eventuellen Beschränkungen von Land zu Land variieren können. Die Kenntnis der spezifischen Bestimmungen des jeweiligen Landes, in dem die Steuer gezahlt wurde, ist daher unerlässlich.
Voraussetzungen für die Inanspruchnahme
Nicht jedes Unternehmen ist automatisch zur Teilnahme am Vorsteuer-Vergütungsverfahren berechtigt. Es müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, die sicherstellen, dass nur tatsächlich belastete und dafür vorgesehene Unternehmen die Erstattung erhalten. Die wichtigsten Kriterien sind:
- Berechtigung zum Vorsteuerabzug im Heimatland: Das antragstellende Unternehmen muss grundsätzlich zum Vorsteuerabzug in Deutschland berechtigt sein. Unternehmen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen, die keinen Vorsteuerabzug ermöglichen, sowie Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind, sind in der Regel vom Vergütungsverfahren ausgeschlossen.
- Keine steuerpflichtigen Umsätze im Vergütungsstaat: Im Land, in dem die Erstattung beantragt wird, darf das Unternehmen während des Erstattungszeitraums keine oder nur bestimmte, für das Verfahren unschädliche steuerpflichtige Umsätze getätigt haben. Dies ist ein Kernmerkmal des Verfahrens für nicht ansässige Unternehmen.
- Geschäftlicher Zweck der Ausgaben: Die Waren und Dienstleistungen, für die die Umsatzsteuer gezahlt wurde, müssen für geschäftliche Zwecke des Unternehmens verwendet worden sein. Private Ausgaben sind selbstverständlich nicht erstattungsfähig.
- Nachweis der gezahlten Steuer: Die Zahlung der Umsatzsteuer muss durch entsprechende Dokumente belegt werden können. Dazu gehören in erster Linie Rechnungen, aber auch Einfuhrdokumente oder andere Zahlungsnachweise, die die Umsatzsteuer gesondert ausweisen.
Es ist von höchster Bedeutung, dass alle beanspruchten Erstattungsbeträge lückenlos und korrekt belegt werden können. In der Regel genügen Kopien der Originaldokumente, jedoch sollte man die Originale sorgfältig aufbewahren, da die ausländische Steuerbehörde diese eventuell anfordern kann.
Erstattungsfähige Kostenarten
Die Liste der Ausgaben, für die die Umsatzsteuer erstattet werden kann, ist potenziell lang, unterliegt aber nationalen Besonderheiten und Beschränkungen. Was in einem Land erstattungsfähig ist, kann in einem anderen Land ausgeschlossen sein oder nur teilweise erstattet werden. Typische Ausgabenkategorien, für die oft eine Erstattung möglich ist, umfassen:
- Kraftstoff für Geschäftsfahrzeuge
- Mietwagenkosten
- Mautgebühren
- Taxikosten und Kosten für öffentliche Verkehrsmittel
- Hotel- und Übernachtungskosten
- Bewirtungskosten im Rahmen geschäftlicher Anlässe
- Eintrittsgelder für Messen oder Ausstellungen
- Ausgaben für Vergütungen (z.B. Provisionen)
- Repräsentationsaufwendungen
Es gibt aber auch häufige Ausschlüsse, wie z.B. Ausgaben für reine Luxusgüter oder bestimmte Arten von Bewirtung. Unternehmen sollten sich vorab über die spezifischen Regelungen des jeweiligen Landes informieren, um unnötigen Aufwand bei der Antragstellung zu vermeiden. Informationen dazu sind oft auf den Webseiten der ausländischen Finanzverwaltungen oder über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) verfügbar.
Der Antragsprozess: Schritt für Schritt
Für inländische Unternehmen, die Umsatzsteuer aus anderen EU-Ländern oder bestimmten Drittstaaten zurückfordern möchten, erfolgt die Antragstellung zentral über das BZStOnline-Portal (BOP) des Bundeszentralamtes für Steuern. Dies vereinfacht den Prozess erheblich, da der Antrag in der gewohnten deutschen Sprache und über ein bekanntes Portal eingereicht werden kann.
Der Prozess sieht typischerweise wie folgt aus:
- Zugang zum BOP sichern: Sie benötigen Zugangsdaten für das BZStOnline-Portal. Diese erhalten Sie in der Regel über Ihr ElsterOnline-Konto. Falls Sie noch kein Elster-Zertifikat und keine PIN besitzen, müssen Sie sich zunächst bei ElsterOnline registrieren.
- Antrag auswählen: Melden Sie sich im BOP mit Ihren ElsterOnline-Zugangsdaten an. Navigieren Sie zu den Formularen, wählen Sie „Umsatzsteuer“ und dann „Antrag auf Umsatzsteuervergütung inländischer Unternehmer im Ausland“.
- Antrag ausfüllen: Für jedes Land, aus dem Sie eine Erstattung beantragen möchten, muss ein separater Antrag ausgefüllt werden. Dies bedeutet, wenn Sie beispielsweise Ausgaben in Frankreich und Italien hatten, müssen Sie zwei separate Anträge stellen. Im Antrag sind detaillierte Angaben zu machen. Dazu gehören unter anderem:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers (des ausländischen Lieferanten oder Dienstleisters)
- Rechnungsnummer
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
- Nettobetrag der Ausgabe
- Höhe des gezahlten Steuerbetrags
- Art der bezogenen Leistung oder Ware
- Belege hochladen: Die erforderlichen Belege (Rechnungen, Importdokumente etc.) müssen elektronisch im Rahmen des Antrags hochgeladen werden. Achten Sie darauf, dass die Belege gut lesbar sind und alle notwendigen Informationen enthalten.
- Antrag einreichen: Überprüfen Sie alle Angaben sorgfältig und reichen Sie den Antrag elektronisch über das BOP ein.
Ein wichtiger Hinweis: Die Grundlage für den Antrag sind korrekte Belege. Achten Sie schon während Ihrer Geschäftsreisen oder bei Einkäufen im Ausland darauf, dass die Rechnungen alle erforderlichen Angaben enthalten, insbesondere die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer und die korrekte Anschrift des Leistungsempfängers (Ihr Unternehmen).
Fristen und Zeitrahmen
Die Einhaltung der Fristen ist entscheidend für den Erfolg des Erstattungsantrags. Der Antrag auf Umsatzsteuervergütung für das vergangene Kalenderjahr muss spätestens bis zum 30. September des Folgejahres beim Bundeszentralamt für Steuern eingegangen sein. Es genügt der Eingang beim BZSt, nicht erst bei der ausländischen Behörde.
Nachdem Sie den Antrag über das BOP eingereicht haben, bearbeitet das BZSt diesen innerhalb von 15 Tagen und leitet ihn an die zuständige Steuerbehörde im Vergütungsstaat weiter. Für Anträge innerhalb der EU haben sich alle Mitgliedstaaten verpflichtet, die Entscheidung über den Antrag und gegebenenfalls die Erstattung innerhalb von vier Monaten und zehn Tagen nach Eingang des vollständigen Antrags (einschließlich aller erforderlichen Nachweise) zu treffen und die Zahlung zu leisten. Wenn die ausländische Behörde weitere Informationen benötigt, kann sich dieser Zeitraum verlängern. Bei Überschreitung der Frist durch die ausländische Behörde werden unter Umständen Zinsen auf den Erstattungsbetrag fällig.
Mindesterstattungsbeträge
Um den Verwaltungsaufwand für die Steuerbehörden (und auch für die Unternehmen) zu begrenzen, gibt es Mindestbeträge für die beantragte Erstattung.
| Erstattungszeitraum | Mindestbetrag |
|---|---|
| Gesamtes Kalenderjahr | Mindestens 50 € (oder Gegenwert in Landeswährung) |
| Zeitraum von mindestens drei Kalendermonaten | Mindestens 400 € (oder Gegenwert in Landeswährung) |
Ein Antrag ist nur zulässig, wenn der beantragte Betrag diese Schwellenwerte erreicht oder überschreitet. Planen Sie Ihre Anträge entsprechend, um diese Mindestbeträge zu erreichen, wo dies sinnvoll ist.
Wichtigkeit der Dokumentation
Die Qualität und Vollständigkeit Ihrer Dokumentation ist das A und O für einen erfolgreichen Erstattungsantrag. Jede einzelne Ausgabe, für die Sie die Umsatzsteuer zurückfordern möchten, muss durch einen validen Beleg nachgewiesen werden. Ein validier Beleg ist in der Regel eine Rechnung, die den Anforderungen des jeweiligen Landes entspricht. Dazu gehören typischerweise:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Ihr Unternehmen)
- Datum der Leistungserbringung oder Rechnungsdatum
- Beschreibung der Leistung oder Ware
- Entgelt (Nettobetrag)
- Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag
- Ausweis der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Unternehmen (falls zutreffend und erforderlich)
Fehlende oder unvollständige Belege sind der häufigste Grund für die Ablehnung von Erstattungsanträgen. Bewahren Sie daher alle Rechnungen sorgfältig auf und stellen Sie sicher, dass sie alle notwendigen Informationen enthalten. Digitalisieren Sie Ihre Belege frühzeitig, um sie für den Online-Antrag bereitzuhalten.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Im Zusammenhang mit dem Vorsteuer-Vergütungsverfahren tauchen oft ähnliche Fragen auf. Hier beantworten wir einige davon:
Kann ich auch als Kleinunternehmer die im Ausland gezahlte Umsatzsteuer zurückfordern?
Nein, als Kleinunternehmer, der in Deutschland nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, können Sie im Ausland gezahlte Umsatzsteuer in der Regel nicht im Rahmen des Vorsteuer-Vergütungsverfahrens zurückfordern. Dieses Verfahren steht nur Unternehmen offen, die im Inland vorsteuerabzugsberechtigt sind.
Was passiert, wenn ich einen Beleg verloren habe?
Ohne einen gültigen Beleg ist es sehr schwierig, die gezahlte Umsatzsteuer nachzuweisen und eine Erstattung zu erhalten. Versuchen Sie, eine Kopie oder einen Ersatzbeleg vom ausländischen Lieferanten oder Dienstleister zu erhalten. Können Sie die Ausgabe und die gezahlte Steuer nicht belegen, ist eine Erstattung für diesen Posten meist ausgeschlossen.
Gibt es Gebühren für den Antrag?
Die Antragstellung über das BZStOnline-Portal ist in der Regel gebührenfrei. Allerdings können für die Beantragung von Ersatzbelegen oder die Inanspruchnahme externer Dienstleister Kosten anfallen.
Wie lange dauert es, bis das Geld erstattet wird?
Innerhalb der EU ist die ausländische Steuerbehörde verpflichtet, innerhalb von vier Monaten und zehn Tagen nach Eingang des vollständigen Antrags zu entscheiden und die Zahlung zu leisten. Bei Nachfragen kann sich die Bearbeitungszeit verlängern, jedoch gibt es maximale Fristen (z.B. acht Monate bei Nachfragen). Bei Überschreitung der Frist können Zinsen fällig werden.
Kann ich Anträge für mehrere Jahre gleichzeitig stellen?
Nein, der Antrag bezieht sich immer auf ein Kalenderjahr (oder einen kürzeren Zeitraum, aber nicht mehr als ein Jahr). Die Frist für die Antragstellung ist der 30. September des Folgejahres. Verpassen Sie diese Frist, ist eine Erstattung für das betreffende Jahr in der Regel nicht mehr möglich.
Was mache ich, wenn der Antrag von der ausländischen Behörde abgelehnt wird?
Sie haben das Recht, gegen die Entscheidung der ausländischen Steuerbehörde Rechtsmittel einzulegen. Die Details und Fristen dafür richten sich nach dem nationalen Recht des betreffenden Landes. Informationen dazu finden Sie in der Ablehnungsmitteilung.
Zusammenfassung und Fazit
Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren ist ein wertvolles Instrument für inländische Unternehmen, die im Ausland geschäftlich tätig sind. Es ermöglicht die Rückforderung der dort gezahlten Umsatzsteuer und trägt somit zur Reduzierung der Geschäftskosten bei. Der Prozess erfolgt zentral und benutzerfreundlich über das BZStOnline-Portal, zumindest für Anträge in EU-Staaten und bestimmten Drittländern.
Die wichtigsten Aspekte, die Unternehmen beachten müssen, sind die Erfüllung der Voraussetzungen (insbesondere die Vorsteuerabzugsberechtigung im Inland und das Fehlen steuerpflichtiger Umsätze im Ausland), die sorgfältige Sammlung und Aufbewahrung aller relevanten Belege sowie die Einhaltung der Frist bis zum 30. September des Folgejahres. Auch die Mindesterstattungsbeträge müssen berücksichtigt werden.
Obwohl die spezifischen Regeln für erstattungsfähige Ausgaben von Land zu Land variieren, ist das grundsätzliche Verfahren innerhalb der EU weitgehend harmonisiert. Für Drittstaaten können abweichende Regelungen gelten. Durch die Nutzung des Online-Portals und die Beachtung der formalen Anforderungen können Unternehmen den Prozess effizient gestalten und sicherstellen, dass sie die ihnen zustehende Umsatzsteuer zurückerhalten.
Die Investition in ein gutes Belegmanagement und die rechtzeitige Antragstellung zahlt sich aus und hilft Ihrem Unternehmen, seine Liquidität zu optimieren. Nutzen Sie die Möglichkeit, sich im Ausland gezahlte Umsatzsteuer zurückzuholen!
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